Как оформлять личное дело сотрудника?

Для того, чтобы не возникло проблем с проверяющими органами, кадровым сотрудникам нужно учитывать многочисленные нюансы, относительно оформления личных дел сотрудников.

Оформляем обложку личного дела

Документы каждого личного дела работающего должны размещаться в отдельную папку. Существуют регламенты по оформлению таких папок. 

Заголовком личного дела является фамилия, имя и отчество сотрудника в именительном падеже. В ситуации, когда фамилия была изменена, старую нужно зачеркнуть, а новую записать над ней. 

С учетом журнала личных дел, на папке нужно указать регистрационный индекс. 

Здесь же отражается дата начала и окончания ведения личного дела. Даты необходимо прописывать арабскими цифрами.

Обложка личного дела должна содержать название организации, а также структурного подразделения. Сокращенное наименование может быть также указано, но в скобках и только после полного.

Когда работник увольняется, в личном деле проставляется общее количество листов. 

Все записи должны быть осуществлены четко, разборчиво. Допускается распечатка титульника, набранного на компьютере, а затем наклеенного на обложку личного дела. 

Как отразить изменение фамилии работника

Если в течение трудового договора сотрудница выходит замуж и меняет девичью фамилию на фамилию мужа, возникает вопрос: как правильно отразить данные изменения в личном деле. 

Такая ситуация требует включения в личное дело приказа об изменении фамилии сотрудницы. Основанием для этого является свидетельство о заключении брака. 

Личное дело должно содержать копию приказа о смене фамилии. Прежняя фамилия на обложке личного дела берется в скобки, а актуальная должна быть записана сверху над ней.

Заполнение личного листка

Обязательное условие – заполнение листка собственноручно поступающим на работу сотрудником. Основные документы, сведения которых нужно вносить – паспорт, трудовая книжка, свидетельства о получении образования, военный билет и др. Не допускаются в личном листке исправления, зачеркивания и помарки.

После того, как сотрудник заполнил листок, кадровый работник должен проверить внесенные сведения на их соответствие документации.

Ответы на поставленные вопросы не предполагают односложных ответов. Все графы должны быть заполненными, ни в одну из них нельзя ставить прочерки.

Сведения, отраженные в данном документе, не подлежат изменению. Никакие дополнения в него вноситься не должны.

Как должна быть оформлена автобиография

Такой документ, как автобиография, должна быть составлена самим сотрудником в произвольной форме на обычном листе белой бумаги формата А4. 

При написании автобиографии необходимо придерживаться изложения этапов деятельности в хронологическом порядке. Завершается документ личной подписью и указанием даты составления документа.

Архив личных дел сотрудников

Все документы работников, которые были уволены на предприятии, должны быть переданы в архив по описи. В архиве такие дела должны храниться по году увольнения, а также в алфавитном порядке. 

Статьи по теме