Для того, чтобы не возникло проблем с проверяющими органами, кадровым сотрудникам нужно учитывать многочисленные нюансы, относительно оформления личных дел сотрудников.
Оформляем обложку личного дела
Документы каждого личного дела работающего должны размещаться в отдельную папку. Существуют регламенты по оформлению таких папок.
Заголовком личного дела является фамилия, имя и отчество сотрудника в именительном падеже. В ситуации, когда фамилия была изменена, старую нужно зачеркнуть, а новую записать над ней.
С учетом журнала личных дел, на папке нужно указать регистрационный индекс.
Здесь же отражается дата начала и окончания ведения личного дела. Даты необходимо прописывать арабскими цифрами.
Обложка личного дела должна содержать название организации, а также структурного подразделения. Сокращенное наименование может быть также указано, но в скобках и только после полного.
Когда работник увольняется, в личном деле проставляется общее количество листов.
Все записи должны быть осуществлены четко, разборчиво. Допускается распечатка титульника, набранного на компьютере, а затем наклеенного на обложку личного дела.
Как отразить изменение фамилии работника
Если в течение трудового договора сотрудница выходит замуж и меняет девичью фамилию на фамилию мужа, возникает вопрос: как правильно отразить данные изменения в личном деле.
Такая ситуация требует включения в личное дело приказа об изменении фамилии сотрудницы. Основанием для этого является свидетельство о заключении брака.
Личное дело должно содержать копию приказа о смене фамилии. Прежняя фамилия на обложке личного дела берется в скобки, а актуальная должна быть записана сверху над ней.
Заполнение личного листка
Обязательное условие – заполнение листка собственноручно поступающим на работу сотрудником. Основные документы, сведения которых нужно вносить – паспорт, трудовая книжка, свидетельства о получении образования, военный билет и др. Не допускаются в личном листке исправления, зачеркивания и помарки.
После того, как сотрудник заполнил листок, кадровый работник должен проверить внесенные сведения на их соответствие документации.
Ответы на поставленные вопросы не предполагают односложных ответов. Все графы должны быть заполненными, ни в одну из них нельзя ставить прочерки.
Сведения, отраженные в данном документе, не подлежат изменению. Никакие дополнения в него вноситься не должны.
Как должна быть оформлена автобиография
Такой документ, как автобиография, должна быть составлена самим сотрудником в произвольной форме на обычном листе белой бумаги формата А4.
При написании автобиографии необходимо придерживаться изложения этапов деятельности в хронологическом порядке. Завершается документ личной подписью и указанием даты составления документа.
Архив личных дел сотрудников
Все документы работников, которые были уволены на предприятии, должны быть переданы в архив по описи. В архиве такие дела должны храниться по году увольнения, а также в алфавитном порядке.