Личное дело – это перечень кадровых документов, которые отражают полные сведения о работнике и всех этапах его трудовой деятельности.
При составлении этого комплекта документов кадровый сотрудник должен учитывать рекомендации, которые отражены в Инструкции по ведению личных дел.
Что должно содержаться в личном деле?
Работа над формированием личного дела работающего должно быть начато, как только будет подписан приказ о его приеме на работу, и заключен договор о трудовых отношениях.
Каждый комплект документов на сотрудника начинается с описи документов. Существует специальная форма, которой необходимо придерживаться. Здесь указывается информация о наименованиях документов, имеющихся в наличии. Опись нужно пронумеровать отдельно от других бумаг. Все вновь возникающие документы, которые необходимо включить в личное дело, должны быть внесены в опись.
В дополнении к личному листку можно найти сведения о работе и все те изменения, которые произошли с работником после первичного заполнения личного листка.
Кроме этого, в пакет документов включаются: личный листок, автобиография, копии бумаг, которые свидетельствуют об образовании сотрудника, прохождении переподготовок и повышение квалификации. Сюда же вносятся заявление о приеме на работу и копия приказа.
Этот перечень может быть расширен для некоторых категорий сотрудников в связи с профессией или иными обстоятельствами.
Документы, которые не входят в состав личного дела
Не нужно включать в личное дело сотрудников такие бумаги, как документы о предоставлении отпусков, приказы о дисциплинарных взысканиях, бумаги, отражающие сведения о воинском учета, а также прочие, которые должны храниться до 10 лет.
Особенности хранения и учета личных дел
Все личные дела сотрудников должны организованно храниться в кадровой службе предприятия. Под организованностью понимается их нумерация или расстановка в алфавитном порядке.
Важно вести учет личных дел работников для их сохранности. С этой целью нужно завести и регулярно вносить записи в журнал учета личных дел или книгу.
При постановке на учет личного дела (регистрации в журнале) ему присваивается порядковый регистрационный номер, который и является номером личного дела.
Процедура регистрации личного дела должна проходить в тот день, когда подписывается приказ о приеме сотрудника на работу, и копия документа о назначении на должность включается в общий комплект.
В ситуации, когда предприятие не имело журнал учета личных дел, при его появлении все дела сотрудников необходимо поставить на учет одновременно.
Типичные ошибки в личных делах работников
Кадровым специалистам стоит помнить не только о том, что существует перечень документов, которые должны содержаться в личном деле, но и о том, что их последовательность должна быть соблюдена.
Частой ошибкой является наличие копий в то время, как пакет документов должен содержать именно оригинал.
Если один сотрудник в организации занимает две должности, не стоит заводить на каждую из них отдельный пакет документов. Достаточно одного личного дела.
Пакет документов должен вестись весь период, пока сотрудник числиться в штате предприятия от самого момента подписания приказа о приеме на работу до распоряжения об увольнении
Важно следить за хранением дел в соответствии с алфавитом или нумерацией.