Всякая кадровая документация призвана юридически оформить и упорядочить взаимоотношения работодателя и сотрудника. Каждое предприятие, в зависимости от объемов производства и количества работников, имеет огромное количество документов и внутренних актов. Условно кадровые документы можно разделить на две группы – обязательная документация и дополнительная (внутренние, локальные документы данной конкретной организации).
Ведение обязательной документации регламентировано законодательством и отражено в актах Министерства труда и соцзащиты Республики Беларусь. Дополнительная документация исходит от руководства и структурных подразделений. Надлежащее оформление нормативных документов — задача не простая, многие сотрудники не уделяют должного внимания и времени делопроизводству, однако задуматься над разумным подходом к данному вопросу однозначно стоит.
Дополнительная документация
Дополнительная документация у каждого предприятия оформляется в соответствии со спецификой деятельности. Исходя из этого критерия формируется ее состав. Однако, особое внимание стоит уделить внутреннему трудовому распорядку и штатному расписанию. Данные документы являются обязательными для ведения в любой организации, но порядок их ведения и их содержание регулируется непосредственно руководством. Внутренний трудовой распорядок утверждается приказом руководителя с обязательным согласованием с профсоюзными органами, если таковые имеются.
В данном нормативно-правовом акте отражается порядок приема сотрудников, их увольнение, права и обязанности сторон трудовых отношений. Штатное расписание, в свою очередь, отображает число сотрудников на предприятии, перечень должностей и профессий, размер заработной платы и прочие отчисления. Благодаря этому локальному акту легко контролировать наличие вакансий на предприятии. Добросовестное ведение штатного расписания имеет смысл также при возникновении судебных споров. Суд в обязательном порядке затребует данный документ, а его правильное составление может стать одним из весомых аргументов.
Ведение обязательной кадровой документации
Одним из важнейших кадровых документов, без сомнений, является трудовой договор – письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Содержание договора регламентируется статьей 19 Трудового Кодекса Республики Беларусь. В зависимости от рода деятельности предприятия, в трудовом договоре могут содержаться специфические условия. Важно помнить, что любые изменения в данный документ возможно только после согласования сторонами. Приказ о приеме на работу – документ, позволяющий сотруднику приступить к выполнению должностных обязанностей. В данном акте отражаются существенные условия трудового договора. Срок хранения приказа в архиве – 75 лет.
Рекомендуем ознакомиться: Личный листок по учету кадров
Важнейшим документом, подтверждающим наличие трудового стажа у сотрудника, является трудовая книжка. Ее предъявление является обязательным, за исключением случая, когда речь идет о первом рабочем месте специалиста. Каждая запись в данном документе вносится на основании приказа руководства, отметка визируется подписью руководителя и печатью учреждения. Ведение книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним тесно сопряжено с ведением трудовых книжек. При увольнении сотрудник обязательно должен расписаться в данной книге, а также на необходимых вкладышах, которые обязательно прошиваются и скрепляются печатью. Для нанятого сотрудника должностная инструкция является важнейшим документом, ведь именно в ней отражены основные обязанности, перечень полномочий.
Читайте также: Что делать, если утеряна трудовая книжка?
Составляется данный документ руководителем структурного подразделения и в обязательном порядке подписывается работником. Для грамотного ведения кадрового делопроизводства очень важно уделить соответствующее внимание оформлению личных дел сотрудников. По сути своей, личное дело – перечень документов, в которых содержится информация о трудовой деятельности человека. В него включается анкета, заполненная при приеме на работу, автобиография, копии документов об образовании, характеристики, заявление о приеме на работу. Личное дело постоянно пополняется документами, связанными с сотрудником. Срок его хранения в архиве – 75 лет.