Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, которые заводятся в организации в течение календарного года, с указанием сроков их хранения. Простыми словами, номенклатура показывает, какие дела формируются на предприятии, как они называются, индексируются и сколько должны храниться.
В Беларуси требования к составлению номенклатуры дел установлены законодательством об архивном деле и делопроизводстве. С 17 сентября 2025 года действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 29 августа 2025 г. № 65. Ее требования в части составления номенклатуры распространяются на управленческую документацию независимо от того, создается она на бумаге или в электронном виде.
Номенклатура связана со всей системой документооборота организации: кадровыми документами, приказами, журналами, документами по охране труда, бухгалтерской, производственной и иной управленческой документацией. При этом она не заменяет сами документы и не является простым перечнем файлов или папок.
Для чего нужна номенклатура дел?
Основная задача номенклатуры — заранее определить систему, по которой документы организации будут формироваться в дела и храниться.
- систематизировать документы предприятия;
- закрепить устойчивые наименования дел;
- присвоить делам индексы;
- определить сроки хранения;
- не смешивать в одном деле документы с разными функциями и сроками хранения;
- облегчить поиск документов;
- организовать передачу документов в архив;
- создать основу для последующего отбора документов к хранению или уничтожению.
Номенклатура особенно важна при большом количестве документов. Без нее приказы, журналы, положения, протоколы и переписка постепенно распределяются по папкам произвольно, а при смене ответственного работника восстановить систему становится значительно сложнее.
Какие виды номенклатуры дел существуют?
В белорусском делопроизводстве используются типовые и примерные номенклатуры, а также номенклатуры конкретных организаций и их структурных подразделений.
| Вид | Назначение |
| Типовая номенклатура | Устанавливает унифицированный состав дел и систему индексации для однородных организаций, на которые она распространяется. |
| Примерная номенклатура | Содержит рекомендуемый состав и индексы дел для организаций с однородным характером деятельности. |
| Номенклатура дел организации | Отражает дела, которые фактически предполагается заводить в конкретной организации в календарном году. |
| Номенклатура структурного подразделения | Отражает дела конкретного отдела, службы или иного подразделения и используется при формировании номенклатуры всей организации. |
Даже при наличии подходящей типовой или примерной номенклатуры предприятие должно учитывать собственную структуру и фактически создаваемые документы. Нельзя механически переносить в рабочий документ дела, которые в организации никогда не формируются.
Что должно входить в номенклатуру дел?
Номенклатура составляется по установленной форме. Ее основная таблица содержит пять смысловых граф:
| Графа | Что указывается |
| Индекс дела | Условное обозначение дела в принятой в организации системе индексации. |
| Заголовок дела | Краткое и точное наименование, отражающее состав и содержание документов. |
| Количество дел | Количество фактически заведенных дел, томов или частей; соответствующая графа заполняется по результатам года. |
| Срок хранения | Срок хранения и основание его установления по соответствующему перечню документов. |
| Примечание | Необходимые дополнительные отметки о конкретном деле. |
Именно поэтому в номенклатуре не требуется создавать отдельные обязательные графы «ответственное лицо», «дата создания документа» или «место хранения» только потому, что такие поля встречаются в произвольных интернет-шаблонах. Следует использовать установленную структуру документа.
Какие дела включать в номенклатуру?
В номенклатуру включают заголовки дел, которые отражают документируемые направления деятельности предприятия. Конкретный перечень зависит от структуры организации.
- организационно-распорядительная документация;
- приказы по основной деятельности;
- документы по личному составу;
- положения и локальные документы;
- планы и отчеты;
- договорная документация;
- кадровые документы;
- документы бухгалтерии;
- документы по охране труда;
- экологическая документация;
- журналы и другие регистрационные формы;
- документы производственных и технических подразделений.
При этом номенклатура содержит не перечень каждого отдельного документа, а заголовки дел, в которые будут группироваться документы соответствующего содержания.
Например, сами приказы организации могут подразделяться по характеру и срокам хранения и формироваться в самостоятельные дела. Подробные правила оформления приказов относятся уже к отдельному вопросу и в номенклатуре не дублируются.
Как составить номенклатуру дел организации?
Составление начинается не с поиска готового образца, а с анализа структуры и функций предприятия. Номенклатура другой организации может использоваться только как ориентир: набор документов двух предприятий даже одной отрасли способен заметно отличаться.
- Изучить структуру предприятия. Определить подразделения, службы и основные направления деятельности.
- Определить документируемые процессы. Установить, какие приказы, положения, договоры, журналы, протоколы, отчеты и другие документы реально создаются.
- Проанализировать документы прошлых лет. Это позволяет не потерять переходящие и регулярно формируемые дела.
- Сформировать разделы. Они могут строиться по структурным подразделениям и (или) управленческим функциям и направлениям деятельности.
- Сформулировать заголовки дел. Названия должны конкретно отражать содержание документов, а не использовать формулировки вроде «разные документы» или «прочая переписка».
- Присвоить индексы. Индексация должна быть понятной и устойчивой внутри принятой структуры.
- Определить сроки хранения. Для этого используются действующие перечни документов и отраслевые требования.
- Проверить полноту. Необходимо убедиться, что отражены все реально документируемые участки работы.
- Согласовать и утвердить документ. Процедура зависит от статуса и структуры организации и требований архивного законодательства.
Кто составляет номенклатуру дел?
Организацию этой работы обычно осуществляет служба документационного обеспечения управления или работник, на которого возложены функции делопроизводства.
Если предприятие имеет структурные подразделения, каждое из них предоставляет сведения о документах, которые образуются в его деятельности. На их основе формируется сводная номенклатура организации.
Поэтому составлять документ исключительно силами кадровика, бухгалтера или секретаря без получения информации от остальных подразделений рискованно. Например, специалист делопроизводства может не знать всех документов, создаваемых службой охраны труда, экологом или техническим отделом.
Кем утверждается номенклатура дел?
Окончательная номенклатура утверждается руководителем организации в установленном порядке. До утверждения могут требоваться внутреннее рассмотрение экспертной комиссией и внешнее согласование — это зависит, в частности, от статуса организации, ее взаимоотношений с государственным архивом и наличия вышестоящей организации.
Поэтому нельзя автоматически применять к каждому ООО процедуру согласования, используемую государственным органом или организацией — источником комплектования государственного архива. Сначала необходимо определить применимый именно к организации порядок.
Как определить сроки хранения дел?
Срок хранения устанавливается не по желанию организации. Для типовых документов в Беларуси используется перечень, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140, а для отдельных сфер могут применяться специальные и ведомственные требования.
Определять срок нужно по содержанию конкретного дела. Именно поэтому нельзя объединять в одну папку документы с различными функциями только ради удобства.
Подробные сроки для различных групп документов мы рассматриваем отдельно в статье «Сроки хранения документов в Беларуси».
Что означает ДМН в номенклатуре дел?
Сокращение ДМН означает «до минования надобности». Такая отметка используется для определенных документов, которые сохраняются до тех пор, пока в них существует практическая необходимость.
Однако нельзя самостоятельно присваивать любому делу срок «ДМН» для удобства. Такой срок должен соответствовать нормативному основанию, применимому к конкретному виду документов.
Нужно ли включать электронные документы?
Да. Действующая Инструкция рассматривает номенклатуру применительно к управленческой документации независимо от вида носителя. Поэтому переход предприятия на электронный документооборот не отменяет необходимости систематизации документов и определения сроков хранения.
При этом не следует создавать две совершенно независимые системы: «бумажную номенклатуру» и произвольное дерево папок на сервере. Электронное хранение должно быть согласовано с принятой системой формирования дел.
Кадровые документы в номенклатуре
Кадровая часть может включать дела с трудовыми договорами, приказами по личному составу, личными делами, графиками, регистрационными формами и другими документами, которые фактически создаются в организации.
Но сама организация кадровой работы — отдельная большая тема. При необходимости проверить весь цикл от приема работника до передачи документов в архив используйте материал о кадровом делопроизводстве в Беларуси. Здесь кадровые документы рассматриваются только как один из разделов общей номенклатуры.
Номенклатура дел по охране труда
Отдельный раздел или подраздел номенклатуры может формироваться по направлению охраны труда. Его конкретный состав зависит от структуры предприятия, выполняемых работ и документов, которые организация обязана разрабатывать и вести.
- документы системы управления охраной труда;
- инструкции по охране труда;
- приказы и распоряжения по вопросам безопасности труда;
- программы обучения и инструктажей;
- перечни профессий, работ и работников;
- документы по оценке профессиональных рисков;
- материалы аттестации рабочих мест;
- документы расследования несчастных случаев;
- журналы регистрации и другие учетные формы.
Этот список нельзя использовать как готовую универсальную номенклатуру отдела охраны труда. Комплект определяется применительно к конкретному предприятию. ООО «Лабораторные измерения и охрана труда» выполняет разработку документации по охране труда, и сформированный комплект профильных документов затем может быть корректно отражен в номенклатуре предприятия.
Если неизвестно, какие документы по охране труда отсутствуют или устарели, сначала целесообразно провести аудит охраны труда, а уже затем актуализировать соответствующий раздел номенклатуры.
Журналы в номенклатуре дел
Журналы регистрации и учета также могут формироваться как самостоятельные дела. Их необходимо включать с конкретными названиями и сроками хранения в зависимости от вида журнала.
Не существует одного универсального «журнала предприятия». По охране труда, пожарной безопасности, экологии и другим направлениям применяются разные регистрационные формы. Общий принцип и ссылки на специализированные материалы собраны в статье о журналах регистрации на предприятии.
Типичные ошибки при составлении номенклатуры дел
- Копирование чужого образца. В документ попадают подразделения и дела, которых в организации нет.
- Слишком общие заголовки. Формулировки «разные документы», «общие вопросы» или «прочие материалы» не позволяют определить содержание дела.
- Смешивание сроков хранения. В одном деле объединяются документы, которые должны храниться разное время.
- Игнорирование новых процессов. После создания подразделения или появления новой функции номенклатура остается прежней.
- Отсутствие документов по отдельным подразделениям. Например, служба охраны труда ведет собственные журналы и документы, но они не отражены в общей системе.
- Подмена номенклатуры списком файлов. Наименования папок компьютера сами по себе не формируют установленную номенклатуру.
- Неактуальные сроки хранения. Используется старый образец без проверки действующей редакции перечней.
Когда номенклатуру необходимо обновлять?
Номенклатура связана с календарным годом и должна отражать реальную структуру документооборота. При подготовке документа на очередной год необходимо проверить, не изменились ли процессы предприятия.
- созданы или ликвидированы структурные подразделения;
- изменились функции отделов;
- появились новые виды деятельности;
- внедрены новые процессы охраны труда или экологического контроля;
- появились новые журналы и регистрационные формы;
- часть документации переведена в электронный вид;
- изменились нормативные требования и сроки хранения.
Если специалист по охране труда отсутствует либо профильная документация требует постоянного ведения и пересмотра, эту часть работы можно включить в аутсорсинг охраны труда.
Чек-лист перед утверждением номенклатуры
- Отражена актуальная структура организации.
- Учтены все документируемые направления деятельности.
- Заголовки дел сформулированы конкретно.
- Делам присвоены последовательные индексы.
- Документы с разными сроками хранения не объединены необоснованно.
- Сроки проверены по действующим перечням.
- Учтены электронные документы.
- Отражены документы структурных подразделений.
- Проверены кадровые, охранные, экологические и производственные документы.
- Определен применимый порядок согласования и утверждения.
Часто задаваемые вопросы
Что такое номенклатура дел простыми словами?
Это утвержденная система заголовков дел организации, которая показывает, какие дела формируются, как они индексируются и сколько должны храниться.
Для чего нужна номенклатура дел?
Она нужна для систематизации документов, формирования дел, определения сроков хранения, поиска документации и дальнейшей работы с архивом.
Кто составляет номенклатуру дел в организации?
Работу организует служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за делопроизводство, с использованием сведений структурных подразделений.
Кто утверждает номенклатуру дел?
Номенклатура организации утверждается ее руководителем после прохождения применимой к конкретной организации процедуры рассмотрения и согласования.
Нужно ли составлять новую номенклатуру каждый год?
Номенклатура формируется применительно к календарному году. При подготовке очередного документа необходимо проверить структуру предприятия, появление новых дел и актуальность сроков хранения.
Что означает ДМН?
ДМН означает «до минования надобности». Такой срок применяется только тогда, когда это предусмотрено для соответствующих документов, а не устанавливается организацией произвольно.
Что в итоге?
Номенклатура дел — основа системного формирования и хранения управленческой документации предприятия. В 2026 году при ее разработке необходимо учитывать новую Инструкцию по делопроизводству, действующую с сентября 2025 года, актуальную структуру предприятия, фактически создаваемые документы и действующие сроки хранения.
Особое внимание предприятиям стоит уделять профильным разделам — в том числе документации по охране труда. Если необходимо определить, какие инструкции, положения, приказы, перечни и другие документы должны быть разработаны для вашей организации, специалисты ООО «Лабораторные измерения и охрана труда» помогут сформировать и актуализировать комплект документации по охране труда с учетом структуры, профессий и выполняемых работ.
