Приказы в организации: виды и оформление

Что такое приказ?

Распорядительным документом, который чаще всего издается на предприятии руководителем компании, является обязательным для выполнения сотрудниками, является приказ.

Для того, чтобы такой документ имел законную силу, важно соблюсти все правила относительно его оформления. 

Какие виды приказов бывают

Отличают две большие группы, на которые можно разделить все приказы, утверждаемые в организациях: 

  • по личному составу;
  • по основной деятельности.

Все бумаги, которые относятся к категории приказов по личному составу, имеют цель документального урегулирования отношений между нанимателем и работником. Сюда относятся документы о приеме на работу и увольнении из штата, перевода, о поощрении сотрудников и о дисциплинарных взысканиях, об отпусках и многие другие.

Приказы, которые относятся к группе документов по основной деятельности, это документы, которые может инициировать сам руководитель. В эту группу входят и те документы, которые были изданы по распоряжению, поступившему в организацию от вышестоящих органов.

Такие документы могут регулировать деятельность предприятия и его производственными процессами. Речь идет об утверждении штатного расписания, о внесении изменений в график работы предприятия, об утверждении графика отпусков, об аттестации, обучении, направлении на переквалификацию, о внесении изменений в локальные документы предприятия и др.

Алгоритм оформления и утверждения приказов

Издание и утверждения приказов — это довольно простая и стандартная схема. Работа с распорядительными документами имеет четкий алгоритм.

Для начала необходимо подготовить образец документа. После его обсуждения и внесения корректировок, согласований и редактирования составляется окончательный вариант, который утверждают.

Далее необходимо провести процедуру регистрации бумаги и издания необходимого количества копий. Все заинтересованные и ответственные лица обязаны получить свою копию документа, а контрольный экземпляр нужно подшить в дело. 

Читайте также: Устав организации: что такое и для чего нужен?

Подготовка и оформление приказа

Подготовка текста приказа – это тот этап, которым чаще всего занимаются кадровые службы. Далее он поступает на редактирование к руководителю. После того, как текст окончательно утвержден, документ можно регистрировать. 

Есть ряд моментов, которые должны быть в обязательном порядке указаны в документе. Приказ должен содержать наименование организации, указание вида документа, а также дату и место издания. Каждый приказ имеет свой номер регистрации, заверяется подписью руководителя и других лиц, от которых требуется согласование.

Текст приказа можно условно разделить на две части, в первой из них содержится вводная информация или цель приказа. Вторая часть является непосредственно самим распоряжением и начинается обычно со слова «приказываю». 

Рекомендуем к прочтению: Нормативные документы предприятия

Некоторые правила при оформлении приказа

Текст документа должен быть максимально понятен и логичен, не допускается возможность его двойного трактования. Лучше разбить распорядительную часть на пункты и привести их в логическом порядке. 

В приказе, который содержит задание, важно указать ответственных за его исполнение лиц и выделенные сроки.

Если к приказу необходимы дополнительные документы (схемы, таблицы, графики), они оформляются приложением. 

Приказы должны подкрепляться Трудовым кодексом нашей страны, поэтому при увольнении, поощрении, взыскании и др. необходимо указывать конкретную статью, на основании которой принято решение.