Законодательные нормы хранения бухгалтерских бумаг
Главным документом, который устанавливает алгоритм и сроки хранения в отношении бухгалтерских бумаг в Беларуси, является «О бухгалтерском учете и отчетности».
Там прописана обязанность компаний по хранению первичных учетных документов, регистров бухучета и другой документации.
Понятие хранения бухгалтерских бумаг неразрывно связано с их защитой от доступа посторонних лиц.
Ответственность за обеспечение сохранности и хранение бухгалтерской документации и отчетности лежит на руководителе предприятия.
Частые изменения в порядке и сроках хранения требуют постоянного внимания к этим вопросам для того, чтобы соблюсти все требования. Сотрудники из штата предприятия должны постоянно повышать свой уровень квалификации, проходить обучения, чтобы оставаться компетентными в своей области специалистами.
Как определить срок хранения кадровых документов?
Определить сроки и условия хранения документов по кадрам можно руководствуясь Перечнем типовых документов. Он является обязательным для исполнения организациями всех видов собственности. Иногда определить сроки можно и по ведомственным перечням. Они определяют алгоритм хранения для бумаг в соответствии со спецификой предприятия.
Сколько нужно хранить приказы
В зависимости от вида приказов различаются и сроки их хранения в РБ.
Приказы по основной деятельности должны храниться на постоянной основе. Это касается распоряжений о проведении аттестации рабочих мест или об установлении ставки первого разряда.
Приказы, которые регулируют в организации административно-хозяйственную часть, должны храниться 3 года. Сюда относятся распоряжения о выдаче пропусков, допусков, удостоверений. Однако эти сроки актуальны лишь в случае, когда организация проходила проверку налоговыми органами. Если такой проверки не было, такие бумаги нужно сохранять на протяжении 10 лет.
Приказы по личному составу имеют огромный срок хранения – 75 лет. Речь идет о документах приема на работу, перевода или перемещения, увольнения, заместительстве, о доплатах и надбавках, присвоении категории, продлении контракта, командировке, социальном отпуске, а также об изменении фамилии работника.
Значительно меньше, всего на протяжении трех лет, нужно хранить приказы о трудовом отпуске, материальной помощи, дисциплинарном взыскании, направлении на повышении квалификации или стажировку.
Не стоит забывать и о хранении журналов, в которых регистрируются все виды приказов.
Особенности хранения кассовых документов
Правильное хранение кассовых документов – наиболее сложная задача при организации бухгалтерского учета. Найти ответ на все интересующие вопросы относительно сроков и порядка хранения можно в нормативно-правовых актах, действующих на территории нашей страны. Однако многочисленные изменения в них вносятся с такой периодичностью, что уследить за ними очень сложно.
К кассовым документам, подлежащим хранению, относятся все бумаги, которые используются при операциях по получению или выдаче денежных средств. Важность их сохранности переоценить тяжело, ведь при проведении проверки налоговыми органами, если какие-либо кассовые документы будут отсутствовать, на неподтвержденную сумму будут начислены налоги или пеня.
К тому же, в отношении лица, в обязанности которого входит сохранность бумаг, и который не смог этого обеспечить, может быть применена такая норма административного взыскания, как штраф.