Сроки хранения документов РБ

Документы
  1. Главная
  2. Статьи
  3. Сроки хранения документов РБ

Законодательные нормы хранения бухгалтерских бумаг

Главным документом, который устанавливает алгоритм и сроки хранения в отношении бухгалтерских бумаг в Беларуси, является «О бухгалтерском учете и отчетности».

Там прописана обязанность компаний по хранению первичных учетных документов, регистров бухучета и другой документации.

Понятие хранения бухгалтерских бумаг неразрывно связано с их защитой от доступа посторонних лиц. 

Ответственность за обеспечение сохранности и хранение бухгалтерской документации и отчетности лежит на руководителе предприятия. 

Частые изменения в порядке и сроках хранения требуют постоянного внимания к этим вопросам для того, чтобы соблюсти все требования. Сотрудники из штата предприятия должны постоянно повышать свой уровень квалификации, проходить обучения, чтобы оставаться компетентными в своей области специалистами.

Как определить срок хранения кадровых документов?

Определить сроки и условия хранения документов по кадрам можно руководствуясь Перечнем типовых документов. Он является обязательным для исполнения организациями всех видов собственности. Иногда определить сроки можно и по ведомственным перечням. Они определяют алгоритм хранения для бумаг в соответствии со спецификой предприятия.

Сколько нужно хранить приказы

В зависимости от вида приказов различаются и сроки их хранения в РБ.

Приказы по основной деятельности должны храниться на постоянной основе. Это касается распоряжений о проведении аттестации рабочих мест или об установлении ставки первого разряда.

Приказы, которые регулируют в организации административно-хозяйственную часть, должны храниться 3 года. Сюда относятся распоряжения о выдаче пропусков, допусков, удостоверений. Однако эти сроки актуальны лишь в случае, когда организация проходила проверку налоговыми органами. Если такой проверки не было, такие бумаги нужно сохранять на протяжении 10 лет.

Приказы по личному составу имеют огромный срок хранения – 75 лет. Речь идет о документах приема на работу, перевода или перемещения, увольнения, заместительстве, о доплатах и надбавках, присвоении категории, продлении контракта, командировке, социальном отпуске, а также об изменении фамилии работника.

Значительно меньше, всего на протяжении трех лет, нужно хранить приказы о трудовом отпуске, материальной помощи, дисциплинарном взыскании, направлении на повышении квалификации или стажировку. 

Не стоит забывать и о хранении журналов, в которых регистрируются все виды приказов.

Особенности хранения кассовых документов

Правильное хранение кассовых документов – наиболее сложная задача при организации бухгалтерского учета. Найти ответ на все интересующие вопросы относительно сроков и порядка хранения можно в нормативно-правовых актах, действующих на территории нашей страны. Однако многочисленные изменения в них вносятся с такой периодичностью, что уследить за ними очень сложно.

К кассовым документам, подлежащим хранению, относятся все бумаги, которые используются при операциях по получению или выдаче денежных средств. Важность их сохранности переоценить тяжело, ведь при проведении проверки налоговыми органами, если какие-либо кассовые документы будут отсутствовать, на неподтвержденную сумму будут начислены налоги или пеня. 

К тому же, в отношении лица, в обязанности которого входит сохранность бумаг, и который не смог этого обеспечить, может быть применена такая норма административного взыскания, как штраф.

Статьи по теме

Гигиеническая классификация условий труда
Список типовых должностей на предприятии
Что такое СНиП
Что такое строительные нормы и правила (СНиП)?