Грамотное ведение кадровой документации не всегда простая задача, учитывая объем работы и обилие документов. Но если пытаться разобраться предметно, то градус сложности заметно снижается. Итак, обязательная документация призвана урегулировать трудовые взаимоотношения между нанимателем и работником.
Условно всю кадровую документацию можно соотнести с направлениями работы организации или предприятия: оформление сотрудника на работу, внесение существенных изменений в трудовой договор, увольнение сотрудника, оформление отпусков и командировок, выплата заработной платы, премирование и взыскание, ведение трудовой книжки и оформление личного дела.
Специалист, занимающийся кадровым делопроизводством, должен быть четко осведомлен в каждом из перечисленных направлений, ведь небрежное отношение к документам может повлечь не только штрафы со стороны государства, но и судебные иски. Ведение кадровой документации необходимо, в первую очередь, для упрощения ведения отчетности перед госорганами в соответствии со стандартами, для создания единого алгоритма работы и для быстрейшего разрешения трудовых споров.
Оформление трудовых отношений
Первейший документ, оформляемый по приходу на новую работу – трудовой договор (контракт). В зависимости от времени, договоры заключаются на неопределенный срок, на срок от 1 до 5 лет, о выполнении определенного объема работ (или договор подряда), на временное замещение сотрудника, выполнение сезонной работы. Выполняется договор в двух экземплярах, один из которых выдается на руки сотруднику.
Внесение любых существенных изменений в трудовой договор должно быть документально зафиксировано. На основании трудового договора издается приказ о приеме сотрудника на работу, который включается в личное дело сотрудника. Личное дело – пакет документов, содержащих данные о сотруднике за весь период его работы в организации. В его состав входят копия документа об образовании, характеристики, рекомендательные письма, трудовой договор и трудовая книжка. В каждой папке с личным делом работника обязательно должен находиться листок описи документов.
Основной документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника, — его трудовая книжка, оформление которой также входит в перечень обязательной документации предприятия. Оформление на работу без трудовой книжки невозможно, если по каким-то причинам она отсутствует (первое рабочее место сотрудника), ее необходимо завести. В случае, если профессиональная деятельность сотрудника предполагает возложение на него материальной ответственности, в обязательном порядке оформляется также договор о материальной ответственности сотрудника.
Общие кадровые документы
Помимо документов, устанавливающих трудовые отношения между нанимателем и работником, существуют также общие кадровые документы. В основном они призваны регламентировать трудовую дисциплину и специфические условия труда. Главным из них является, пожалуй, штатное расписание – перечень кадровых единиц данного предприятия. Согласно штатному расписанию происходит набор новых сотрудников, а в связи с его сокращением – увольнения. Штатное расписание позволяет с легкостью видеть, какую вакансию следует закрыть, в каком подразделении не хватает сотрудников. В нем также отражается предполагаемый размер заработной платы. Из штатного расписания формируются внутренние правила трудового распорядка – кадровый документ, содержащий информацию о приеме и увольнении сотрудников, о графике работы, перерывах и т.д. Обязательно также ведение графика отпусков. Составляется один раз в год, под подпись каждого сотрудника, указанного в нем. Должностные инструкции работников также принято относить к общим кадровым документам. Должностная инструкция представляет собой перечень обязанностей сотрудника, а также видов работ, выполнение которых предполагает занимаемая должность. Данный документ должен быть подписан не только сотрудником, но и руководителем подразделения, директором.