Деятельность каждой компании связана с огромным количеством бумаг. И не важно, государственная она или частная, насколько большая. Все, начиная от больших предприятий и заканчивая ИП должны вести документооборот правильно.
Одним из вопросов, который возникает относительно документов, это необходимость их хранения. Причем относительно некоторых документов сохраняется необходимость их сохранения даже после того, как предприятие закрывается.
Для чего необходимо хранение документов
В интересах самого предприятия хранение тех документов, которые связаны с взаимоотношениями с их партнерами по бизнесу. Договоры, накладные, акты выполненных работ – все эти документы могут быть необходимы в спорных ситуациях, при обращении в суд для оспаривания своих прав. На них можно полагаться, доказывая свою правоту в ситуациях, когда бизнес-партнер нарушает договоренности. Такие документы могут быть хорошим доказательством легально полученной прибыли в ситуации, если это нужно будет доказать налоговым или банковским службам.
В отношении кадровой документации ситуация идентичная. Пока сотрудник является частью коллектива, все договоры, приказы, личные дела и трудовые книжки должны храниться в кадровом отделе предприятия. Обращения в суд по трудовым спорам – не редкое явление. Наличие всех документов поможет быстро решить возникающие споры.
Какие документы нужно хранить
Законодательство нашей страны требует сохранять не только текущие бумаги, но и те, обязательства по которым уже были исполнены.
К таким документам относятся:
- документы налогового учета;
- бумаги кадровой службы;
- бухгалтерские бумаги.
Сохраненные бухгалтерские бумаги позволят предоставить необходимую информацию по запросу налоговых органов. Кадровая документация храниться для того, чтобы в случае запроса о бывших сотрудниках можно было восстановить сведения о их стаже, профессиональной деятельности и др.
Правильное хранение бумаг
Документы можно разделить на текущие и архивные.
Текущими документами считаются действующие бумаги, те, обязательства по которым не выполнены и делопроизводство еще ведется. Такие бумаги чаще всего хранят не более 10 лет непосредственно в офисе. Особых требований к алгоритму их хранения не предъявляется.
По истечению 10 лет все бумаги, подлежащие хранению, должны быть переданы в архив. Архивное хранение является более строгим, предполагает соблюдение определенных требований.
В первую очередь необходимо бумаги подготовить к сдаче в архив. Они должны быть систематизированы, расположены в хронологии, в соответствии с алфавитом. Страницы таких бумаг должны быть прошиты и пронумерованы.
Опись – еще один важный этап в подготовке бумаг в архив. Список документов должен содержать названия документов, количество содержащихся в них страниц, порядковый номер.
Завершающим этапом подготовки бумаг является составление листа-заверителя. Тут нужно вписать общее количество листов, находящихся в деле. Здесь же указывается информация о физическом состоянии бумаг: есть ли порванные листы, неразборчивый текст и др.