Для того, чтобы составление графика отпусков на предприятии было урегулировано, руководителю рекомендуется издать приказ или распоряжение, в котором будут установлены все моменты относительно составления графика.
В таком распорядительном документе отражаются:
- сроки, в которые график должен быть составлен;
- должностные лица или служба, ответственная за составление;
- порядок согласования графика;
- сроки утверждения;
- лица, которые отвечают за ознакомление с графиком всех работников.
Когда составляют график отпусков
Как правило, график трудовых отпусков на новый календарный год составляется в конце текущего года. Последним сроком, когда график должен быть готов, является 5 января. Однако если в коллективном договоре или в соглашении, утвержденном профсоюзом, определены иные сроки, это не будет являться нарушением.
Что нужно учесть при составлении графика отпусков
Порядок составления графика зависит и от структуры организации. На больших предприятиях, имеющих многочисленные структурные подразделения, целесообразно составлять отдельный график отпусков для сотрудников каждого цеха, отдела, подразделения. Если штат в компании не большой, тогда и график можно составить общий для всех сотрудников.
Какая информация должна быть указана в графике отпусков?
Нет четких требований относительно содержания документа. Вся информация вноситься в него по усмотрению нанимателя.
Чаще всего в него вписывают только название месяца, в котором сотрудник уйдет в отпуск. Иногда указана конкретная дата начала трудового отпуска.
Многие предприятия предлагают своим сотрудникам разделить весь положенный период отпуска на две части. При составлении графика необходимо это учесть и отразить все отпускные периоды, которые предстоят в будущем календарном году.
Нужно ли учитывать мнение сотрудников
Общепринятое правило говорит от том, что сроки отпуска определяются путем достижения договоренности между нанимателем и работником. Чаще всего накануне составления графика кадровый отдел раздает руководителям подразделений распечатанные бланки, куда нужно внести пожелания о сроках отпуска от работников. Законодательно не установлено, что договоренность должна носить письменный характер, поэтому вполне возможно выяснить пожелания сотрудника устно и прийти с ним к единому соглашению.
Когда сотрудник сам выбирает дату отпуска
Ряд сотрудников имеют право самостоятельно, без учета мнения своего нанимателя выбирать тот период, когда уйдут в положенный им трудовой отпуск. Это отдельная категория работников, среди которых:
- несовершеннолетние;
- инвалиды;
- женщины перед отпуском по беременности и родам и др.
Утверждение графика отпусков
Каждый график должен быть утвержден руководителем организации. Эта процедура может быть проведена путем подписания каждого отдельного документа по подразделениям либо путем издания приказа, в котором будут утверждены сразу все графики.
Если в коллективном договоре содержится пункт, который обязывает согласовывать с профсоюзом график до того, как он будет утвержден нанимателем, эта процедура выполняется обязательно.
Нужно ли ознакомить коллектив с графиком отпусков
Трудовое законодательство нашей страны обязывает нанимателя донести до сведения сотрудников график после того, как он был утвержден. Конкретного способа ознакомления нет. Рекомендуется сделать под роспись. Таким образом можно получить уверенность в том, что каждый работник ознакомился с графиком. Подписи работников могут стоять непосредственно на самом документе либо на специально созданном листе ознакомления.