Такой кадровый документ, как табель учета рабочего времени, многим известен еще с советских времен. Его ведение необходимо для обеспечения контроля явки сотрудника на работу и контроля времени оставления рабочего времени. Однако стоит отметить, что в особенностях ведения табеля учета рабочего времени многое изменилось с течением времени.
Выглядеть он может как привычно – в виде документа на печатной основе, в котором прописаны фамилии сотрудников и время, проведенное на рабочем месте по дням. Заносятся в него также сведения о листах временной нетрудоспособности (больничных), отпусках и т.д.
Табель учета рабочего времени может вестись также в электронном виде. Возможно это на предприятиях с пропускной системой на входах и выходах. Прислонив карту-пропуск к турникету, работник обозначил время своего прихода на работу и ухода. Данные вносятся в компьютер автоматически. Таким образом, табель учета рабочего времени фиксирует время, фактически проведенное на рабочем месте. В случае отсутствия сотрудника, причины его неявки выясняются дополнительно.
Читайте также: Хронометраж рабочего времени: основные вопросы по проведению
Особенности ведения табеля учета рабочего времени
В каждой организации табель учета рабочего времени ведется по-своему. Законодатель не определяет строгой формы его ведения и условных обозначений в нем. Функцию разработки вида табеля учета рабочего времени берет на себя руководитель организации и утверждает приказом. После его подписания, все структурные подразделения ведут его по образцу. Касаемо условных обозначений, как правило, это заглавные буквы сокращаемого слова. Например, «О» — «отпуск», «Б» — «больничный лист», «К» — «служебная командировка» и т.д. С учетом специфики работы могут возникать иные условно-буквенные обозначения. Главное, чтобы они были общепонятными и утвержденными на уровне организации.
Табель учета рабочего времени может вестись как в бумажном, так и в электронном виде, принципиального значения форма его ведения не имеет. В случаях, когда ведется автоматизированный учет рабочего времени, табель может распечатываться на бумажном носителе и подписываться руководителем подразделения, так и хранится в электронной форме. Важно помнить, что исправления в данном документе категорически недопустимы. Если произошла ошибка, табель нужно переделывать. Помимо буквенных обозначений допустимо также использовать цифры, соответствующие времени, проведенном на работе. Например, «8» — восьмичасовой рабочий день, «12» — двенадцатичасовой.
Рекомендуем ознакомиться: Пример карты-фотографии рабочего времени
Ошибки при заполнении
Статистика утверждает, что подавляющее количество ошибок в ведении табеля учета рабочего времени возникает вследствие так называемого человеческого фактора. Высокая загруженность на работе, нехватка времени, невнимательность – основные причины, по которым возникают проблемы с данным документом. В случаях использования автоматизированной системе учета рабочего времени ошибок и неточностей гораздо меньше. Можно выделить несколько наиболее часто встречаемых ошибок.
1. Число дней, занесенных в табель, не соответствует числу дней в календарном месяце.
2. Количество дней (часов), внесенных в табель, не соответствует итоговой сумме отработанного времени. Данная ошибка чаще всего случается из-за внесения в табель отработанных часов, вместо командировок или больничных.
3. В табеле отражено некорректное количество отработанного времени ввиду наслоения переносов рабочих дней, выходных и трудового отпуска.