Одним из распространенных документов внутреннего делопроизводства между работником и нанимателем является объяснительная записка. Однако четкого значения термина «объяснительная записка» нет в трудовом законе РБ.
Цель ее составления — пояснение в письменной форме каких-то условий, обстоятельств, причин и прочих факторов, которые спровоцировали внештатную ситуацию. К примеру, записку пишут, чтобы объяснить причину опоздания либо неявки на работу, неисполнения должностных обязанностей или происшествия и др.
Объяснительная записка – право или обязанность?
Руководствуясь основным законом нашей страны – Конституцией РБ, написание объяснительной – это скорее право, но не обязанность сотрудника. В это же время, работодатель обязан потребовать у сотрудника объяснение в письменной форме, если предполагается применение к такому работнику меры дисциплинарного взыскания либо удержание из его заработной платы.
Другие ситуации разрешают, но не обязывают нанимателя выяснять точку зрения работника относительно каких-либо обстоятельств, с целью их учета при принятии решений.
Читайте также: Обязанности работодателей по охране труда
Порядок и особенности составления объяснительной
Инициатором написания объяснительной записки могут выступать:
- в трудовых отношениях — руководитель организации;
- в правовых отношениях — представители ведомственной или вневедомственной охраны, правоохранительных органов.
Кроме этого, для «ипэшников» и микроорганизаций объяснительная записка – это основание для издания приказов по личному составу.
Читайте также: Инструктаж сотрудников по охране труда и его виды
Как пишется объяснительная
Единой, утвержденной законодательно, формы объяснительной нет, как и самого определения понятия. Некоторые нормативные акты содержат рекомендованные варианты.
На практике форма объяснительной записки создается индивидуально каждым работником. Обычно она оформляется в одном экземпляре на бумаге стандартного формата А4, на имя руководителя организации от лица работника, дающего пояснения и описывающего свое видение ситуации.
Объяснительная записка обычно описывает:
- обстоятельства произошедшего;
- причины, повлекшие событие;
- оправдывающие работника обстоятельства и факторы.
Если это возможно, к документу могут прилагаться другие бумаги, копии, свидетельства, которые являются подтверждением изложенного.
Законодательно предприятиям не запрещено создавать и утверждать приказом руководителя собственную форму пояснительной.
Начальник может быт принято решение о издании приказа об использовании на предприятии унифицированного шаблона объяснительной, утвержденного Департаментом по архивам и делопроизводству РБ.
Однако, даже если в компании есть утвержденная модель объяснительной, а сотрудник при написании документа не выдержал ее форму, данный момент не может повлиять на суть его объяснений.
