Передача материальных ценностей другому лицу в Беларуси

Передача материальных ценностей другому лицу требуется, когда имущество организации переходит от одного работника, отвечающего за его сохранность, к другому. Такая ситуация возникает при увольнении, переводе, длительном отсутствии сотрудника, смене заведующего складом, кассира, кладовщика или другого материально ответственного лица.

Передача не должна ограничиваться распоряжением руководителя или формальной подписью в обходном листе. Необходимо определить фактическое наличие имущества, сопоставить его с бухгалтерским учётом, зафиксировать расхождения и документально подтвердить, кто и с какой даты принял ценности.

Если происходит смена материально ответственного лица, проводится инвентаризация вверенных ему активов. С 1 января 2026 года её порядок регулируется Национальным стандартом бухгалтерского учёта и отчётности «Инвентаризация активов и обязательств», утверждённым постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31 октября 2025 года № 126.

Общие правила ответственности работника за сохранность имущества рассмотрены в статье «Материальная ответственность работника в Беларуси».

Актуальность законодательства проверена: 30 июля 2026 года.

Что представляет собой передача материальных ценностей

Передача материальных ценностей — это документально оформленный переход имущества, денежных средств, товаров, материалов, оборудования или других активов от одного ответственного лица к другому.

Процедура должна позволять однозначно установить:

• какие ценности числились за передающим работником;
• сколько имущества фактически обнаружено;
• соответствует ли его состояние данным учёта;
• имеются ли недостачи, излишки или повреждения;
• кто принял имущество;
• с какой даты новый работник отвечает за его сохранность;
• какие замечания заявили передающая и принимающая стороны.

Приказ, инвентаризационная опись и акт приёма-передачи выполняют разные функции. Они не должны автоматически заменять друг друга.

Когда нужна передача ценностей другому лицу

Процедура проводится не только при увольнении. Она может потребоваться:

• при переводе работника на другую должность;
• при назначении нового материально ответственного лица;
• при смене руководителя склада, торгового объекта, кассы или другого места хранения;
• при изменении состава работников с индивидуальной ответственностью;
• при реорганизации подразделения;
• при передаче имущества на период длительного отсутствия работника;
• при переходе от индивидуальной к коллективной (бригадной) материальной ответственности или обратно;
• при обнаружении обстоятельств, из-за которых дальнейшее хранение имущества прежним работником невозможно.

Ключевой критерий — не название кадрового мероприятия, а фактическая смена лица, которому передаются имущество и контроль доступа к нему.

Нужно ли проводить инвентаризацию

При смене материально ответственных лиц инвентаризация обязательна. Это предусмотрено статьёй 13 Закона Республики Беларусь от 12 июля 2013 года № 57-З «О бухгалтерском учёте и отчётности».

Согласно действующему с 2026 года Национальному стандарту № 126, вверенные работнику активы инвентаризируются на дату приёма и сдачи дел. Это позволяет отделить период ответственности уходящего сотрудника от периода, за который будет отвечать новый работник.

Инвентаризация и приём-передача — связанные, но не тождественные процедуры:

• инвентаризация подтверждает фактическое наличие и состояние имущества;
• приём-передача фиксирует переход ценностей к другому лицу.

Поэтому акт, составленный только по данным бухгалтерского учёта без фактической проверки, не устраняет риск спора о том, когда возникла недостача.

Подробная процедура проверки имущества должна раскрываться на отдельной странице про инвентаризацию имущества организации.

Порядок передачи материальных ценностей

1. Определить принимающее лицо

До начала процедуры необходимо решить, кому передаются ценности. Новый работник должен быть принят на соответствующую должность, переведён на неё либо иным образом законно наделён обязанностями по работе с имуществом.

Сам приказ о передаче имущества не создаёт автоматически полную материальную ответственность. При необходимости отдельно оформляются трудовые обязанности, договор о полной материальной ответственности и документы о допуске к ценностям.

2. Издать приказ о проведении инвентаризации и передаче

В приказе определяются:

• причина передачи;
• перечень или место нахождения проверяемого имущества;
• передающий работник;
• принимающий работник;
• состав инвентаризационной комиссии;
• дата начала и окончания проверки;
• дата передачи ценностей;
• срок представления документов в бухгалтерию;
• ответственный за контроль исполнения приказа.

Приказ желательно издать заблаговременно, чтобы бухгалтерия подготовила учётные остатки, комиссия получила доступ к объектам, а проверка завершилась до фактической смены ответственного лица.

3. Завершить оформление движения ценностей

До начала проверки необходимо передать в бухгалтерию или комиссии приходные и расходные документы, отчёты, накладные и другие документы о движении имущества.

На время подсчёта движение проверяемых ценностей следует прекратить либо организовать так, чтобы каждое поступление и выбытие оформлялось отдельно и не искажало результаты инвентаризации.

4. Проверить фактическое наличие имущества

Комиссия не должна переносить в опись остатки только из бухгалтерской программы или отчёта склада. Имущество пересчитывают, взвешивают, измеряют или проверяют другим применимым способом.

Для основных средств и оборудования дополнительно сопоставляются:

• наименование;
• инвентарный или заводской номер;
• комплектность;
• местонахождение;
• техническое состояние;
• наличие видимых повреждений.

5. Оформить результаты инвентаризации

Фактические данные вносятся в инвентаризационные документы. Если обнаружены недостачи, излишки, пересортица или повреждения, они отражаются отдельно и сопоставляются с данными бухгалтерского учёта.

Работник не должен подписывать опись, если в ней отсутствуют позиции, неправильно указано количество или не отражены его замечания. Возражения следует вписывать в документ или оформлять отдельным письменным заявлением.

6. Оформить акт приёма-передачи

После проверки имущества передающий работник расписывается в его сдаче, а принимающий — в получении. Отдельный акт особенно полезен, когда необходимо зафиксировать дату перехода ответственности, состояние оборудования, ключи, документы, средства доступа и замечания сторон.

7. Передать документы и доступ

Вместе с материальными ценностями могут передаваться:

• ключи от склада, сейфа и помещений;
• пропуска и электронные средства доступа;
• кассовая и складская документация;
• технические паспорта и инструкции;
• доверенности;
• журналы учёта;
• электронные остатки и отчёты;
• пломбиры, печати и иные средства контроля.

Передачу таких объектов также необходимо перечислить в акте или отдельном приложении.

Передача материальных ценностей при увольнении

При увольнении работника нанимателю необходимо организовать инвентаризацию и передачу имущества до его последнего рабочего дня. Особенно важно начать процедуру заранее, если на работнике числятся большие складские остатки, несколько помещений или значительное количество оборудования.

При этом незавершённая инвентаризация сама по себе не даёт нанимателю безусловного права задерживать законно наступившую дату увольнения, окончательный расчёт или выдачу документов. Обязанность своевременно организовать передачу лежит на нанимателе.

Поэтому после получения заявления об увольнении либо принятия другого решения о прекращении трудового договора кадровой службе следует сразу:

1. уведомить руководителя и бухгалтерию;
2. определить нового ответственного работника;
3. издать приказ об инвентаризации;
4. установить дату приёма и сдачи дел;
5. обеспечить участие передающего работника;
6. оформить результаты до последнего рабочего дня.

Можно ли уволить материально ответственное лицо без инвентаризации

Законодательство требует проводить инвентаризацию при смене материально ответственных лиц. Однако нарушение нанимателем бухгалтерской процедуры не превращается в право бесконечно удерживать работника на работе.

Если инвентаризация не проведена своевременно, для организации возрастают риски:

• становится сложнее установить период возникновения недостачи;
• новый работник может оспаривать передачу ему спорного имущества;
• результаты последующей проверки могут не подтверждать вину прежнего работника;
• возникают трудовые споры из-за задержки расчёта и оформления увольнения.

Формулировку «работник не может быть уволен, пока не подпишет акт» использовать в локальных документах не следует.

Что делать, если работник отказывается участвовать

Отказ от участия или неявка материально ответственного лица не означает, что организация должна оставить имущество без проверки и ответственного хранения.

Безопасный порядок действий:

1. Письменно уведомить работника о дате, времени, месте и основании инвентаризации.
2. Предложить ему принять участие в подсчёте и подписании документов.
3. При неявке составить акт об отсутствии или отказе.
4. Отразить это обстоятельство в инвентаризационных документах.
5. Провести проверку комиссией с участием принимающего лица.
6. Зафиксировать состояние помещений, замков, пломб и средств доступа.
7. При необходимости использовать фото- и видеоматериалы как дополнительное подтверждение.

Порядок действий при отсутствии работника целесообразно заранее закрепить в учётной политике, положении об инвентаризации или другом локальном правовом акте.

Отказ подписывать документ не равен признанию недостачи и не доказывает вину. В акте необходимо указать сам факт отказа и, если работник сообщил причины, изложить их содержание.

Передача ценностей на время отпуска или болезни

Не каждое временное отсутствие автоматически означает смену материально ответственного лица. Например, если склад закрыт, доступ к нему никому не передаётся и операции с имуществом не производятся, фактической передачи может не быть.

Но если другой работник получает ключи, начинает принимать и отпускать товары, распоряжается кассой или фактически принимает ценности на период отсутствия основного сотрудника, такую передачу следует оформить документально.

В этом случае рекомендуется:

• издать приказ о временном исполнении обязанностей;
• определить срок передачи;
• провести инвентаризацию на дату фактической смены ответственного лица;
• оформить акт передачи;
• после возвращения основного работника провести обратную передачу.

Приказ о передаче материальных ценностей

Единой универсальной формы приказа для всех организаций не установлено. Документ составляется с учётом структуры предприятия, вида имущества и причины передачи.

Приказ является организационным основанием для проведения процедуры, но не подтверждает, что имущество фактически пересчитано и принято новым работником.

Образец структуры приказа

Это не обязательный государственный бланк, а пример структуры. Формулировки необходимо адаптировать к конкретной ситуации и документам организации.

Акт приёма-передачи материальных ценностей

Акт приёма-передачи материальных ценностей подтверждает, какое имущество один работник сдал, а другой принял.

Отдельная универсальная форма такого акта не относится к числу форм, обязательных для всех организаций. Поэтому организация может разработать собственную форму и утвердить её руководителем, в учётной политике либо приложении к локальному акту.

Если акт используется как первичный учётный документ, он должен содержать предусмотренные законодательством обязательные сведения.

Что указать в акте

• наименование документа;
• номер и дату составления;
• наименование организации;
• основание передачи — приказ, увольнение, перевод или замещение;
• место нахождения имущества;
• данные передающего и принимающего работников;
• наименование каждой ценности;
• инвентарный, номенклатурный или заводской номер;
• единицу измерения и количество;
• стоимость, если она необходима для отражения операции;
• состояние и комплектность имущества;
• выявленные расхождения;
• перечень переданных ключей и документов;
• замечания сторон;
• должности, фамилии, инициалы и подписи ответственных лиц.

Образец структуры акта

Количество экземпляров определяется организацией с учётом её документооборота. Документов должно быть достаточно для бухгалтерии и участников передачи. Утверждать, что во всех случаях обязательно составляются ровно два экземпляра, неправильно.

Может ли акт заменить инвентаризацию

Нет. Акт подтверждает передачу, но сам по себе не доказывает, что имущество было фактически проверено и сопоставлено с бухгалтерскими остатками.

Особенно рискован акт, в который перечень ценностей автоматически перенесён из учётной программы. Если через месяц обнаружится недостача, определить, существовала ли она до передачи, будет сложно.

При смене материально ответственного лица основой передачи должны быть результаты инвентаризации. Акт дополняет эти документы и фиксирует переход имущества.

Что делать при обнаружении недостачи

Недостачу необходимо зафиксировать в инвентаризационных документах и сличительной ведомости. Передающий работник вправе дать письменные объяснения и указать обстоятельства, которые могли повлиять на результаты:

• доступ посторонних лиц;
• неисправность замков или сигнализации;
• ошибки складского учёта;
• неоформленное перемещение имущества;
• неправильное списание;
• отсутствие условий для сохранности;
• повреждение вследствие нормального производственного риска.

Факт недостачи не означает автоматической обязанности работника немедленно выплатить её стоимость. Наниматель должен установить размер реального ущерба, противоправность поведения, причинную связь и вину.

Порядок определения ответственности и взыскания рассматривается в статьях о видах материальной ответственности и возмещении ущерба из заработной платы.

Можно ли передать ценности комиссии

Если новый материально ответственный работник ещё не назначен, комиссия может провести проверку, опечатать помещение, зафиксировать имущество и организовать его временную сохранность.

Однако члены комиссии не становятся автоматически материально ответственными лицами только потому, что подписали приказ или инвентаризационную опись. Необходимо отдельно определить работника, которому предоставляется доступ и поручается хранение имущества.

Использовать формулировку «передать всё имущество комиссии до назначения нового работника» без определения порядка доступа, хранения и последующей передачи рискованно.

Типичные ошибки при передаче ценностей

• Ссылка на Инструкцию № 180. С 1 января 2026 года она утратила силу и заменена Национальным стандартом № 126.
• Оформление только приказа. Приказ не подтверждает фактическую передачу имущества.
• Передача без инвентаризации. Невозможно надёжно разделить периоды ответственности работников.
• Подсчёт по данным программы. Фактическое наличие ценностей не проверяется.
• Акт без идентификации имущества. Не указаны номера, комплектность или состояние оборудования.
• Отсутствие замечаний. Работнику предлагают подписать документ, не позволяя отразить расхождения.
• Доступ посторонних после передачи. Ключи и права доступа не меняются и не фиксируются.
• Задержка увольнения. Наниматель пытается продлить трудовые отношения из-за несвоевременно начатой инвентаризации.
• Передача задним числом. Документы оформляются после того, как новый сотрудник уже начал работать с ценностями.
• Фиксированное число экземпляров. В локальном документе без оснований указывается, что акт всегда должен составляться только в двух экземплярах.

Чек-лист передачи материальных ценностей

• Определить передающего и принимающего работников.
• Проверить оформление обязанностей принимающего лица.
• Издать приказ об инвентаризации и передаче.
• Назначить комиссию и установить сроки.
• Подготовить бухгалтерские данные и первичные документы.
• Ограничить движение имущества на период проверки.
• Проверить фактическое наличие и состояние ценностей.
• Оформить инвентаризационные документы.
• Зафиксировать выявленные расхождения.
• Оформить акт приёма-передачи.
• Передать ключи, документы и средства доступа.
• Отразить смену ответственного лица в учёте.
• Сохранить письменные замечания участников.

Частые вопросы

Обязательна ли инвентаризация при смене материально ответственного лица?

Да. При смене материально ответственных лиц необходимо провести инвентаризацию вверенных активов на дату приёма и сдачи дел.

Можно ли передать ценности только по акту?

Акт не заменяет обязательную инвентаризацию. Он фиксирует переход имущества от одного лица к другому, а фактическое наличие подтверждается инвентаризационными документами.

Есть ли обязательный бланк акта?

Единой универсальной формы внутреннего акта передачи материальных ценностей для всех организаций нет. Организация может разработать и утвердить собственную форму с обязательными реквизитами первичного учётного документа.

Сколько экземпляров акта нужно составить?

Количество определяется порядком документооборота организации. Экземпляры обычно необходимы бухгалтерии и участникам передачи, но универсального правила «строго два экземпляра» нет.

Можно ли задержать увольнение до окончания инвентаризации?

Нанимателю необходимо организовать инвентаризацию до последнего рабочего дня. Само по себе её незавершение не предоставляет безусловного права задерживать законную дату увольнения, расчёт и выдачу документов.

Что делать, если прежний работник не подписывает акт?

Необходимо зафиксировать отказ, предложить работнику письменно изложить возражения и продолжить оформление комиссией. Отказ от подписи сам по себе не подтверждает наличие или признание недостачи.

Нужна ли передача на время отпуска?

Если другому работнику фактически передаются имущество, ключи и право совершать операции с ценностями, передачу следует оформить. Если имущество остаётся закрытым и смены ответственного лица не происходит, отдельная передача может не потребоваться.

Закрепите порядок в локальных документах

Чтобы передача имущества не зависела от импровизации кадровой службы или бухгалтерии, организации целесообразно заранее утвердить порядок инвентаризации, формы приказа и акта, сроки уведомления работников, правила передачи ключей и действия при отказе или отсутствии материально ответственного лица.

Специалисты ООО «Лабораторные измерения и охрана труда» оказывают помощь в разработке документации по охране труда с учётом структуры организации, должностных обязанностей, оборудования и фактических производственных процессов.

Обратите внимание: материал носит информационный характер и не является индивидуальной юридической или бухгалтерской консультацией. При применении правил необходимо учитывать учётную политику организации, вид передаваемых активов, документы о материальной ответственности и действующую редакцию законодательства.