Трудовая книжка в Беларуси — основной документ о трудовой деятельности работника в случаях, когда ее заполнение обязательно. В ней отражаются сведения о работнике, его работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, основаниях прекращения трудового договора, награждениях и поощрениях, а также иные предусмотренные законодательством сведения.
Для нанимателя правильное ведение трудовых книжек является частью кадрового документооборота. Ошибка в дате, должности, основании увольнения или реквизитах приказа может обнаружиться спустя годы, когда работнику потребуется подтвердить трудовую деятельность. Поэтому работу с трудовыми книжками целесообразно выстраивать вместе с общей системой ведения кадрового учета.
В 2026 году основной порядок установлен статьей 50 Трудового кодекса Республики Беларусь и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40. При использовании старых образцов документов важно учитывать, что Инструкция действует с изменениями, внесенными в том числе постановлением Минтруда от 8 мая 2026 г. № 41.
Нужна ли трудовая книжка в Беларуси в 2026 году?
Да. Беларусь не отказалась от трудовых книжек. Согласно статье 50 ТК РБ трудовые книжки заполняются нанимателем, за исключением нанимателя — физического лица, на работников, которые работают у него свыше пяти дней, если эта работа является для них основной.
Это означает, что распространенная формулировка «бумажные трудовые книжки больше не нужны» для Республики Беларусь в 2026 году неверна. Для работников, на которых распространяется установленный порядок, трудовая книжка продолжает вестись.
Если человек устраивается на работу не впервые, он предъявляет имеющуюся трудовую книжку нанимателю. Если работник поступает на работу впервые, трудовую книжку в предусмотренном порядке оформляет наниматель.
Есть ли электронная трудовая книжка в Беларуси?
Запрос «электронная трудовая книжка» часто приводит к материалам о российском законодательстве, поэтому здесь важно не смешивать разные правовые системы. В Беларуси бумажная трудовая книжка в 2026 году продолжает использоваться в случаях, предусмотренных статьей 50 ТК РБ.
Одновременно сведения о трудовой деятельности накапливаются в системе государственного социального страхования. В индивидуальном лицевом счете застрахованного лица содержится информация о периодах трудовой деятельности, и с 2024 года такие сведения имеют дополнительное значение при оформлении дубликата трудовой книжки.
Таким образом, наличие электронных сведений в информационных системах не следует воспринимать как автоматическую отмену обязанности по ведению бумажной трудовой книжки.
Порядок ведения трудовых книжек в РБ
Инструкция № 40 регулирует заполнение трудовых книжек и вкладышей, внесение и изменение записей, выдачу трудовых книжек и их дубликатов, учет, хранение и расчеты за бланки.
Трудовая книжка и вкладыш к ней ведутся на одном из государственных языков Республики Беларусь. Записи должны основываться на документах нанимателя и соответствовать фактическим кадровым решениям.
Основанием для записей о заключении трудового договора, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях является соответствующий приказ или распоряжение нанимателя. Поэтому кадровику не следует сначала формулировать запись в трудовой книжке, а затем пытаться «подогнать» под нее кадровые документы: первичным является оформленное решение нанимателя.
Какие сведения вносят в трудовую книжку?
Содержание трудовой книжки не ограничивается датами приема и увольнения. В зависимости от ситуации в нее вносятся сведения о самом работнике, выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, прекращении трудовых отношений, награждениях и поощрениях, а также предусмотренные Инструкцией сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке.
| Ситуация | Что имеет значение для записи |
| Прием на работу | Наниматель, дата, должность или профессия, при необходимости подразделение, реквизиты приказа |
| Перевод | Перевод именно на другую постоянную работу и документ, которым он оформлен |
| Изменение сведений о работнике | Документальное основание для изменения фамилии, имени и иных сведений |
| Увольнение | Точная формулировка основания прекращения трудового договора и реквизиты приказа |
| Награждение или поощрение | Сведения, которые в соответствии с Инструкцией подлежат внесению |
Не каждое событие, связанное с трудовыми отношениями, обязательно отражается в трудовой книжке. Например, обычные текущие кадровые документы, инструктажи по охране труда, результаты медицинских осмотров или данные об условиях труда фиксируются в других документах организации.
Запись в трудовой книжке о приеме на работу
Прием на работу является одним из наиболее частых случаев заполнения трудовой книжки. Запись должна соответствовать заключенному трудовому договору и приказу нанимателя.
При заполнении важно правильно указать наименование нанимателя, должность служащего или профессию рабочего и другие необходимые сведения. Использование произвольного названия должности, которое отличается от кадровых документов организации, создает ненужные расхождения.
Поэтому «образец записи в трудовой книжке при приеме на работу» следует использовать именно как образец структуры, а не как текст, который можно механически скопировать для любого работника. Конкретная запись зависит от документов конкретного нанимателя.
Запись в трудовой книжке об увольнении
При прекращении трудового договора особенно важна точность формулировки. В трудовой книжке отражается основание увольнения, а запись должна соответствовать приказу нанимателя и применимой норме трудового законодательства.
Нельзя заменять юридическое основание бытовой формулировкой вроде «уволен по соглашению», если кадровые документы требуют более точного указания соответствующего основания. Ошибка в записи может иметь значение при последующем трудоустройстве, подтверждении стажа или возникновении трудового спора.
При увольнении трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения — последний день работы. За задержку выдачи по вине нанимателя Трудовой кодекс предусматривает ответственность.
Как исправить неправильную запись в трудовой книжке?
Исправлять запись путем зачеркивания, стирания, заклеивания или использования корректирующих средств нельзя. Изменения и исправления выполняются в порядке, предусмотренном Инструкцией № 40, на основании соответствующих документов.
Если выявлена ошибка в сведениях о работе, сначала необходимо установить документальное основание правильной записи. В зависимости от ситуации исправление производит наниматель, внесший ошибочную запись, либо другой наниматель при наличии необходимых подтверждающих документов.
Для кадровой службы это еще одна причина сохранять приказы и другие документы системно: спустя несколько лет восстановить правильную информацию только по памяти работника или бывшего кадровика невозможно.
Что делать, если в трудовой книжке закончились страницы?
Если в одном из разделов трудовой книжки закончились страницы, оформляется вкладыш в трудовую книжку установленного образца. Просто приклеивать дополнительные листы, продолжать записи на обложке или самостоятельно изготавливать дополнительные страницы нельзя.
Вкладыш является продолжением трудовой книжки и без нее самостоятельно не используется. Его оформление, учет и хранение осуществляются по правилам Инструкции № 40.
Учет и хранение трудовых книжек в организации
Пока работник продолжает работать, его трудовая книжка находится у нанимателя и должна храниться таким образом, чтобы исключить утрату, повреждение и несанкционированный доступ.
Организации необходимо обеспечить учет движения трудовых книжек и вкладышей, контроль бланков и понятное распределение ответственности между работниками кадровой службы или иными уполномоченными лицами.
Особенно рискованна ситуация, когда кадровые документы фактически ведутся несколькими сотрудниками без закрепленного порядка: один оформляет прием, другой хранит книжки, третий вносит увольнение. Такие разрывы увеличивают вероятность пропуска записей и потери документов.
Можно ли получить трудовую книжку во время работы?
Трудовая книжка не обязательно остается у нанимателя без возможности временной выдачи работнику до увольнения. Инструкция предусматривает выдачу трудовой книжки или ее дубликата работнику по письменному заявлению на ограниченный срок с оформлением получения.
Кроме того, по просьбе работника наниматель может заверить копию трудовой книжки или ее дубликата. Поэтому в ситуациях, когда другой организации необходимы сведения о трудовой деятельности, не всегда требуется передавать оригинал документа.
Трудовая книжка и документы по охране труда — разные системы учета
Трудовая книжка фиксирует трудовую деятельность, но не заменяет документы, подтверждающие выполнение нанимателем требований охраны труда. При приеме сотрудника параллельно могут оформляться обучение и инструктажи, результаты обязательного медицинского осмотра, выдача средств индивидуальной защиты и другие документы в зависимости от профессии и условий работы.
Если работник занят на рабочих местах с вредными или опасными факторами, само наличие должности в трудовой книжке также не подтверждает класс условий труда. Для этого в предусмотренных случаях проводится аттестация рабочих мест по условиям труда, а фактические производственные факторы подтверждаются соответствующими исследованиями.
Поэтому при организации кадрового документооборота важно разделять кадровые документы и документы системы охраны труда, но обеспечивать их согласованность. При необходимости предприятие может заказать разработку и актуализацию документации по охране труда с учетом фактической структуры, должностей и выполняемых работ.
Что проверить ответственному за ведение трудовых книжек?
- используется актуальная редакция Инструкции № 40;
- на всех работниках, для которых ведение обязательно, заведены трудовые книжки;
- записи соответствуют приказам и трудовым договорам;
- должности и профессии указаны единообразно во всех кадровых документах;
- переводы на другую постоянную работу внесены корректно;
- основания увольнения воспроизводятся без произвольных изменений;
- книжки и вкладыши учитываются и хранятся в установленном порядке;
- при увольнении оригинал выдается своевременно;
- ошибочные записи исправляются документально, а не зачеркиваются;
- старые шаблоны и образцы периодически проверяются на соответствие законодательству.
Дубликат трудовой книжки: когда и как его оформляют?
Дубликат трудовой книжки оформляется в предусмотренных Инструкцией № 40 случаях, в частности при утрате или повреждении трудовой книжки. Для этого работник обращается с письменным заявлением.
При оформлении дубликата сведения о трудовой деятельности начиная с 1 января 2003 года дополнительно подтверждаются информацией из индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе государственного социального страхования. Это особенно важно при восстановлении трудовой книжки, когда у работника отсутствуют все прежние кадровые документы.
Если трудовая книжка утрачена, работнику не следует пытаться самостоятельно воспроизвести прежние записи в новом бланке. Дубликат оформляет наниматель в установленном порядке на основании подтвержденной информации. При обращении в предусмотренный срок дубликат должен быть выдан не позднее 20 календарных дней со дня поступления заявления.
Часто задаваемые вопросы
Обязательна ли трудовая книжка в Беларуси?
Да, в предусмотренных законодательством случаях. Наниматель, за исключением нанимателя — физического лица, заполняет трудовые книжки работников, работающих свыше пяти дней, если работа является для них основной.
Какая инструкция регулирует трудовые книжки в РБ?
Основной порядок установлен Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40. В 2026 году необходимо использовать ее действующую редакцию с последующими изменениями.
Когда вносят запись о приеме на работу?
Запись производится в установленном порядке на основании оформленного приказа или распоряжения нанимателя. Формулировка должна соответствовать кадровым документам работника.
Когда отдают трудовую книжку после увольнения?
По статье 50 ТК Республики Беларусь трудовая книжка выдается в день увольнения, то есть в последний день работы.
Можно ли исправлять ошибку корректором?
Нет. Исправления в трудовой книжке производятся в установленном Инструкцией порядке на основании документов. Зачеркивание или использование корректирующих средств вместо предусмотренной процедуры неправильно.
Что делать при утере трудовой книжки?
Необходимо обратиться к нанимателю в порядке, установленном Инструкцией № 40, с письменным заявлением об оформлении дубликата. Сведения о прежней работе восстанавливаются на основании подтверждающих документов и предусмотренной информации о трудовой деятельности.
Правильное ведение трудовых книжек — лишь один элемент кадрового документооборота. Для нанимателя важно, чтобы записи в трудовой книжке, трудовой договор, приказы, штатные документы и документы по охране труда не противоречили друг другу. Такой подход снижает риск ошибок при увольнении, проверках, восстановлении стажа и последующем подтверждении условий работы сотрудника.
