Каким бы мизерным не был штат вашей организации и каким бы маленьким не являлся оборот финансов в ней – кадровый учёт должен вестись. При этом не имеет ни малейшего значения – какой формой собственности обладает ваше предприятие.
Какой нормативный акт определяет необходимость кадрового учёта?
Все вопросы, касающиеся правил ведения и учёта кадровых документов, регламентирует Трудовой кодекс РБ. Именно он предупреждает: выявление тех или иных ошибок или недочетов в ведении данного рода документации, приводит к штрафам со стороны надзорных инспекций. И важно подчеркнуть – немалым.
Кадровый учёт: определение понятия
Кадровое делопроизводство подразумевает под собой ведение документации, отражающей учёт рабочего времени сотрудников, управление персоналом и перестановку кадров внутри организации. Информация представляется в исчерпывающем виде.
Это не просто создание и документирование определённых документов, но её организация и хранение в строго систематизированном порядке. Этот процесс является чрезвычайно важным, а потому считается прямой обязанностью любого работодателя. Таково требование белорусского законодателя.
Для чего необходимо ведение кадрового учёта?
Во-первых, качественное ведение данного документооборота даёт возможность компаниям и их работникам избежать неприятных ситуаций, связанных с недопониманием или, например, будет кстати в случае обращения в суд.
Также такого рода документы помогают с лёгкостью вести учёт данных об отпусках или переводах, вносить изменения в оклады и надбавки, собирать данные о текущих кадрах (прогулах и иных кадровых вопросах), а ещё – разрабатывать программы обучения и развития специалистов.
Что конкретно обозначает ведение кадрового учёта?
Это огромный пласт работы. Прежде всего, должны быть составлены и оформлены должным образом все кадровые документы — организационная структура, график отпусков, больничные, должностные инструкции, многочисленные справки. Это самые разнообразные приказы (о приёме на работу или, наоборот, увольнении, переводе на другую должность), договоры (трудовые, коллективные, о матответственности и др) и трудовые контракты.
В порядке должны быть личные дела сотрудников и должностные инструкции для персонала, штатное расписание и правила внутреннего распорядка. Грамотно заполнены личные карточки для военнообязанных и призывников, как, собственно, и трудовые книжки…
В сферу кадрового учёта входит также разработка Положений о премировании и материальном стимулировании, ведение журналов регистрации трудовых договоров, приказов, актов и протоколов, а также – книги учёта движения трудовых книжек и бланков трудовых книжек…
Чей это функционал?
Своевременно оформлять движения кадров внутри организации и грамотно вести учёт сотрудников крайне важно. Как правило, вопросы кадрового делопроизводства берёт на себя квалифицированный сотрудник отдела кадров или специалист, отвечающий за кадровую документацию.
Если вести кадровое делопроизводство собственными силами возможности нет (нет кадровика или содержать такую штатную единицу вам не по карману или сомневаетесь в правильности ведения тех или иных вопросов) – учёт кадров можно доверить сторонним специалистам. Главное при этом, чтобы данные услуги оказывались организацией, имеющей юридическую лицензию.