Журнал регистрации — это документ, в котором организация последовательно фиксирует проведенные мероприятия, проверки, инструктажи, выдачу документов, результаты контроля или другие события. При этом единого универсального «журнала регистрации предприятия» не существует: форма, порядок ведения и необходимость конкретного журнала зависят от того, какой процесс в нем учитывается.
На предприятии могут одновременно использоваться журналы по охране труда, пожарной и электробезопасности, эксплуатации оборудования, экологическому учету и другим направлениям. В этой статье рассматриваем прежде всего журналы, связанные с безопасностью производства, охраной труда и экологией. Кадровые, бухгалтерские журналы, журналы регистрации договоров, корреспонденции и приказов относятся к другим направлениям документооборота.
Для организаций в Беларуси важно не просто приобрести набор типовых журналов, а определить, какие журналы требуются именно для фактически выполняемых работ. Этот вопрос обычно решается при формировании документации по охране труда и анализе применимых требований к деятельности предприятия.
Что такое журнал регистрации?
Журнал регистрации используется для последовательной фиксации определенных действий или событий. Его назначение зависит от конкретного вида документа.
Например, один журнал подтверждает проведение инструктажей работников, другой — результаты периодических осмотров оборудования, третий — движение определенного вида отходов. Поэтому само слово «журнал» ничего не говорит о его обязательности, форме и правилах заполнения.
Обычно записи позволяют установить:
- какое мероприятие было проведено;
- когда оно состоялось;
- какой объект или работник к нему относится;
- кто проводил мероприятие или осуществлял контроль;
- каков результат;
- какие дальнейшие действия требуются;
- кто несет ответственность за внесенную запись.
В отдельных журналах состав граф устанавливается нормативным правовым актом. В других случаях форму определяет сама организация исходя из требований к соответствующему виду учета.
Какие журналы должны быть в организации в Беларуси?
Универсального перечня журналов, который без изменений подходит каждой организации, нет. Необходимый комплект зависит от отрасли, выполняемых работ, используемого оборудования, структуры предприятия, наличия опасных производственных факторов и требований, установленных для конкретных процессов.
| Направление | Примеры журналов |
| Охрана труда | Регистрация вводного инструктажа, регистрация инструктажа по охране труда, контроль соблюдения требований ОТ |
| Пожарная безопасность | Инструктажи, осмотры огнетушителей, проверки и обслуживание противопожарного оборудования |
| Электробезопасность | Присвоение групп, проверки знаний, отдельные проверки электрооборудования и инструмента |
| Эксплуатация оборудования | Осмотры, проверки, техническое обслуживание и результаты контроля |
| Экология | Учет образования, движения и передачи отдельных видов отходов и другие предусмотренные формы экологического учета |
| Санитарный и производственный контроль | Записи о контролируемых мероприятиях и результатах в случаях, когда ведение соответствующей формы предусмотрено для объекта |
Поэтому вопрос следует ставить не «какие журналы вообще существуют», а какие процессы имеются на конкретном предприятии и какими документами должно подтверждаться их выполнение.
Как определить, обязателен ли конкретный журнал?
Первым делом необходимо определить нормативное основание. Если форма журнала непосредственно установлена нормативным правовым актом, организация должна учитывать требования этого документа.
Если обязательной формы нет, необходимо проверить, требуется ли сама регистрация соответствующего действия. В некоторых случаях законодательство требует зафиксировать мероприятие, но способ документирования определяется применительно к конкретной деятельности или локальным порядком организации.
- Определить процесс или мероприятие, которое необходимо регистрировать.
- Найти нормативный документ, устанавливающий соответствующее требование.
- Проверить, утверждена ли обязательная форма журнала.
- Установить, кто должен вносить записи.
- Определить порядок оформления и хранения.
- Закрепить ответственность внутри организации.
Такой подход надежнее, чем приобретение готового комплекта «всех обязательных журналов»: для двух предприятий одного размера, но с разными технологическими процессами перечень документации может заметно отличаться.
Как правильно вести журнал регистрации?
Общие требования к ведению журналов необходимо отличать от специальных требований к конкретной форме. Нельзя автоматически переносить правила одного журнала на все остальные.
В практической работе полезно соблюдать несколько базовых принципов:
- Использовать установленную форму. Если она утверждена нормативным документом, произвольно изменять назначение граф не следует.
- Вносить записи своевременно. Журнал должен отражать реально проведенное мероприятие, а не заполняться задним числом сразу перед проверкой.
- Указывать достоверные сведения. Даты, фамилии, результаты и основания должны соответствовать фактическим событиям и связанным документам.
- Определить ответственного. Работник должен понимать, какие журналы он ведет и за какие записи отвечает.
- Не смешивать разные процессы. Если нормативами предусмотрены самостоятельные формы учета, объединять их в произвольный универсальный журнал не следует.
- Организовать сохранность. Документ должен храниться так, чтобы исключались его потеря и неконтролируемое изменение записей.
Требования к нумерации страниц, прошивке, заверению, форме подписей и другим реквизитам необходимо проверять применительно к конкретному журналу. Например, для журналов регистрации инструктажей по охране труда установлены собственные требования. Их подробно разбираем в статье «Как заполнять журнал регистрации инструктажей».
Кто должен вести журнал регистрации?
Одного общего ответственного за все журналы предприятия обычно нет. Ответственность определяется характером регистрируемого процесса.
Записи может вносить специалист по охране труда, руководитель структурного подразделения, работник, проводящий инструктаж, лицо, ответственное за эксплуатацию оборудования, эколог или другой назначенный специалист.
Важно, чтобы распределение обязанностей было согласовано с реальной организацией работы. Если сотрудник формально назначен ответственным, но фактически не получает информацию о проведенных мероприятиях, журнал быстро перестает соответствовать реальному положению дел.
При передаче функций специалиста внешней организации текущая работа с документацией может выполняться в рамках аутсорсинга охраны труда.
Можно ли вести журнал в электронном виде?
Возможность электронного ведения следует проверять отдельно для каждого вида учета. Нельзя исходить из общего правила, что любой бумажный журнал можно просто заменить таблицей Excel или записью в корпоративной программе.
Например, белорусские требования по охране труда предусматривают возможность электронной регистрации инструктажей при соблюдении условий, установленных для электронных документов и электронной цифровой подписи. Но это специальное правило конкретной системы регистрации, а не разрешение произвольно переводить в электронный формат любые журналы предприятия.
Если журнал ведется электронно, организация должна обеспечить идентификацию лиц, достоверность записей, их сохранность и возможность представить документ в установленном порядке.
Сколько хранится журнал регистрации?
Единого срока хранения для всех журналов также нет. Срок зависит от вида документа и нормативных требований к конкретному направлению учета.
Поэтому популярное правило вроде «все журналы предприятия хранятся 10 лет» применять нельзя. Для отдельных журналов срок действительно устанавливается специальными нормами, тогда как для других документов действуют иные сроки.
Перед уничтожением законченного журнала необходимо проверить установленный для него срок хранения и действующий в организации порядок работы с документацией.
Журналы по охране труда
Самая большая группа поисковых запросов связана с журналами по охране труда. Для них действуют специальные правила, поэтому смешивать этот интент с общим материалом о журналах регистрации не следует.
В частности, организация использует журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда и журнал регистрации инструктажа по охране труда. Конкретная форма, состав граф и порядок внесения записей регулируются профильными требованиями.
Здесь мы намеренно не приводим построчный образец заполнения: подробное руководство находится на отдельной странице о заполнении журнала регистрации инструктажей. Такое разделение позволяет не смешивать общий вопрос о документации предприятия с узким вопросом проведения инструктажей.
Журналы пожарной безопасности
В пожарной безопасности журналы используются для фиксации отдельных инструктажей, проверок и состояния оборудования. Конкретный набор зависит от объектов и средств противопожарной защиты, находящихся в эксплуатации.
Например, отдельная документация связана с контролем первичных средств пожаротушения. Периодичность и практический порядок рассмотрены в материале о проверке и осмотре огнетушителей.
Не следует заводить дополнительный журнал только потому, что его форма найдена в интернете. Сначала необходимо установить, предусмотрен ли такой учет применительно к оборудованию и деятельности организации.
Журналы по электробезопасности
Отдельные записи и журналы применяются при организации электробезопасности, проверках знаний электротехнического персонала, присвоении групп и контроле электрооборудования.
Например, результаты присвоения или подтверждения группы электротехническому персоналу отражаются в соответствующем журнале учета. Подробнее процедура рассмотрена в статье о присвоении группы по электробезопасности.
Журналы и формы экологического учета
В экологической работе предприятия регистрация необходима прежде всего для подтверждения фактического образования, движения и передачи отходов и выполнения других природоохранных процедур.
Для отходов производства применяются специализированные формы учета. Например, организация может вести документы ПОД-9 и ПОД-10. Порядок и назначение этих форм вынесены в отдельную услугу по учету отходов ПОД-9 и ПОД-10.
Экологический учет необходимо рассматривать вместе с инвентаризацией отходов, договорами на их передачу и другой природоохранной документацией. Сам журнал не заменяет остальные обязанности предприятия.
Типичные ошибки при ведении журналов
- Журнал существует только формально. Записи не соответствуют реально проведенным мероприятиям.
- Используется устаревшая форма. Документ продолжает заполняться по старому образцу после изменения требований.
- Не определен ответственный. Несколько работников считают, что журнал ведет кто-то другой.
- Записи вносятся задним числом. Это приводит к расхождениям с приказами, протоколами и фактическими датами работ.
- В один журнал объединены разные процедуры. При этом для них могут быть предусмотрены самостоятельные формы регистрации.
- Документы предприятия не согласованы между собой. В журнале указаны одни ответственные или сроки, а в приказе либо инструкции — другие.
- Используется случайный образец из интернета. Форма может относиться к другой стране, отрасли или устаревшей редакции требований.
Как проверить журналы предприятия перед проверкой?
Проверять нужно не только наличие самих журналов, но и их связь с реальными процессами организации.
- Составьте перечень фактически выполняемых работ и контролируемого оборудования.
- Определите обязательные для этих процессов формы регистрации.
- Проверьте актуальность используемых форм.
- Сопоставьте ответственных лиц с приказами и должностными обязанностями.
- Проверьте последовательность и полноту записей.
- Сопоставьте записи с инструктажами, протоколами, актами и другими связанными документами.
- Проверьте порядок хранения законченных журналов.
- Удалите из внутреннего перечня формы, необходимость которых ничем не обоснована.
Если документации много и неизвестно, какие формы действительно обязательны, можно провести аудит охраны труда. Он позволяет сопоставить документы с фактическими процессами предприятия и определить отсутствующие либо устаревшие элементы системы.
Как сформировать перечень необходимых журналов?
Оптимальный перечень журналов формируется не по универсальному шаблону, а применительно к конкретной организации.
- вид экономической деятельности;
- численность и структура предприятия;
- профессии работников;
- выполняемые работы повышенной опасности;
- используемое оборудование и электроустановки;
- наличие средств пожарной защиты;
- образующиеся отходы;
- санитарные и производственные процессы;
- требования отраслевых нормативных документов.
При разработке документации по охране труда специалисты ООО «Лабораторные измерения и охрана труда» определяют необходимый для конкретного предприятия комплект документов, инструкций, перечней и журналов, а не используют один и тот же набор для всех организаций.
Часто задаваемые вопросы
Что такое журнал регистрации?
Это документ для последовательной фиксации определенных событий, мероприятий, проверок или операций. Конкретное назначение и форма зависят от вида учета.
Какие журналы должны быть на предприятии?
Единого перечня для всех предприятий нет. Набор зависит от выполняемых работ, оборудования, профессий, экологических и других процессов и требований законодательства к ним.
Все ли журналы нужно нумеровать и прошивать?
Нет универсального требования, которое можно автоматически применять ко всем журналам. Порядок оформления необходимо проверять по нормативным требованиям к конкретному документу.
Можно ли вести журналы электронно?
Это зависит от конкретного вида регистрации и установленных для него требований. Возможность электронной формы необходимо проверять отдельно, а обычная таблица на компьютере сама по себе не всегда является заменой предусмотренного документа.
Кто отвечает за заполнение журналов?
Ответственность зависит от конкретного процесса. Это может быть специалист по охране труда, руководитель подразделения, лицо, проводившее инструктаж или проверку, эколог либо другой назначенный работник.
Где найти образец журнала по охране труда?
Для журналов инструктажей используются установленные формы. Правила заполнения и структура подробно рассмотрены в отдельной статье о журнале регистрации инструктажей по охране труда.
Что в итоге?
Журнал регистрации — это не один универсальный документ, а способ документирования конкретного процесса. Поэтому организация должна сначала определить обязательность соответствующего учета, затем проверить установленную форму, назначить ответственных и организовать ведение и хранение документа.
Если необходимо определить, какие журналы и другие документы нужны именно вашей организации, ООО «Лабораторные измерения и охрана труда» выполняет разработку документации по охране труда, проводит аудит существующей системы и может взять текущую работу с документацией на сопровождение.
