Как заполнять журнал регистрации инструктажа по охране труда в Беларуси

Журнал регистрации инструктажа по охране труда подтверждает проведение с работником первичного инструктажа на рабочем месте, повторного, внепланового или целевого инструктажа. В Беларуси форма и порядок регистрации установлены постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28 ноября 2008 г. № 175 «О порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда».

При этом важно различать журнал регистрации вводного инструктажа и журнал регистрации остальных инструктажей по охране труда. Это разные формы. Если вас интересует не конкретно заполнение журналов инструктажей, а перечень журналов и форм учета, которые могут использоваться на предприятии, см. отдельный материал о журналах регистрации в организации.

Какие журналы регистрации инструктажей предусмотрены в Беларуси?

В действующей редакции постановления № 175 установлены две основные формы:

Это важно учитывать при скачивании образцов из интернета: в старых материалах по охране труда до сих пор встречаются другие номера приложений и устаревшие формы. Для работы в 2026 году следует ориентироваться на актуальную редакцию постановления № 175.

Есть и практическое исключение. В организациях с численностью работников до 15 человек включительно регистрацию вводного инструктажа допускается осуществлять в журнале регистрации инструктажа по охране труда по форме приложения 3.

Какой инструктаж в каком журнале регистрируется?

По характеру и времени проведения инструктажи подразделяются на вводный, первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой. Подробнее об основаниях и различиях между ними рассказано в статье о видах инструктажей по охране труда.

Результаты первичного, повторного, внепланового и целевого инструктажей регистрируются отдельно по каждому работающему и в хронологическом порядке. То есть записи должны отражать фактическую последовательность проведения инструктажей.

Как подготовить журнал по охране труда к заполнению?

Если журнал ведется на бумаге, до начала его использования необходимо выполнить требования к оформлению.

• Пронумеровать страницы. Нумерация должна быть последовательной.
• Прошнуровать журнал. Листы должны быть соединены таким образом, чтобы исключить их незаметную замену или изъятие.
• Указать количество страниц. Количество указывается цифрами и прописью.
• Заверить журнал. Требуется подпись руководителя организации либо уполномоченного должностного лица нанимателя.

Отдельно обращаем внимание на распространенное устаревшее требование: действующий пункт 34 Инструкции № 175 говорит о заверении подписью. Обязательное скрепление такого журнала печатью данным пунктом не предусмотрено.

Как правильно пронумеровать и прошить журнал по охране труда?

Поисковые запросы «как пронумеровать журнал по охране труда» и «как прошнуровать журнал» встречаются особенно часто. Основное обязательное требование достаточно простое: бумажный журнал должен быть пронумерован, прошнурован и заверен, а количество страниц необходимо указать цифрами и прописью.

На практике страницы нумеруют последовательно, после чего журнал прошнуровывают. На заверительной части указывается количество прошитых и пронумерованных страниц, например: «Пронумеровано и прошнуровано 48 (сорок восемь) страниц», после чего ставится подпись руководителя или уполномоченного им должностного лица.

Не стоит переносить на журнал дополнительные требования из случайных образцов других государств или других видов документов. Если нормативный акт требует только определенный набор реквизитов, искусственно усложнять процедуру не требуется.

Как правильно заполнять журнал по охране труда?

Главный принцип — журнал должен отражать реально проведенный инструктаж. Записи вносятся применительно к конкретному работнику и в хронологическом порядке.

• используйте действующую форму журнала;
• вносите фактическую дату проведения инструктажа;
• правильно указывайте фамилию и инициалы работника;
• указывайте профессию или должность в соответствии с фактической трудовой функцией;
• выбирайте правильный вид инструктажа;
• при внеплановом и целевом инструктаже указывайте причину его проведения;
• указывайте инструкции по охране труда, по которым проводился инструктаж, либо их номера, а в соответствующих случаях — программу первичного инструктажа;
• не путайте графы подписей лица, прошедшего инструктаж, и лица, которое его проводило;
• графы о стажировке заполняйте тогда, когда стажировка действительно проводится.

Не следует заранее заполнять журнал на будущие даты или массово восстанавливать записи задним числом перед проверкой. Запись должна подтверждать уже состоявшееся мероприятие и соответствовать другим документам организации.

Пример заполнения журнала регистрации инструктажа

Рассмотрим упрощенный пример. На предприятие принят работник производственного подразделения. После вводного инструктажа перед допуском к самостоятельной работе ему проводится первичный инструктаж на рабочем месте.

Это пример логики заполнения, а не замена официальной формы. При оформлении рабочего журнала необходимо использовать форму приложения 3 к постановлению № 175.

Как сделать запись о повторном инструктаже?

При повторном инструктаже в графе вида инструктажа указывается «повторный». Остальные сведения заполняются в соответствии с действующей формой и фактически проведенным инструктажем.

Важно, чтобы дата записи соответствовала установленной для конкретных работников периодичности. Отдельно основания, периодичность и порядок проведения разобраны в статье о повторном инструктаже по охране труда.

Как заполнить журнал при внеплановом инструктаже?

Для внепланового инструктажа недостаточно указать только слово «внеплановый». При его регистрации необходимо зафиксировать причину проведения.

Причиной может быть, например, изменение требований, изменение технологического процесса, нарушение работниками требований безопасности или другое основание, предусмотренное законодательством. Формулировка должна позволять понять, почему инструктаж был проведен.

Подробнее о случаях, когда он требуется, — в материале «Внеплановый инструктаж по охране труда».

Как регистрировать целевой инструктаж?

При регистрации целевого инструктажа также указывается причина его проведения. Она должна соответствовать конкретной работе или обстоятельствам, для которых сотрудника инструктировали.

Для отдельных работ, оформляемых специальными документами, законодательство может предусматривать фиксацию целевого инструктажа непосредственно в соответствующем документе. Поэтому перед заполнением отдельного журнала необходимо учитывать порядок оформления конкретной работы.

Как заполнять журнал вводного инструктажа?

Для вводного инструктажа применяется самостоятельная форма — приложение 2 к постановлению № 175. Ее не следует смешивать с формой приложения 3.

В журнале фиксируются сведения о дате инструктажа, лице, которое его прошло, его профессии или должности, подразделении, куда направляется работник, лице, проводившем инструктаж, и соответствующие подписи.

Повторный инструктаж в журнал вводного инструктажа не записывается. Для первичного, повторного, внепланового и целевого инструктажей используется журнал регистрации инструктажа по охране труда.

Как правильно писать в журнале: «Окончен» или «Закончен»?

В установленных формах журналов используется реквизит «Окончен». Поэтому на обложке следует использовать именно эту формулировку.

Дата окончания журнала соответствует фактическому завершению его ведения. После этого для последующих записей заводится новый журнал, оформленный в установленном порядке.

Что делать, если при заполнении журнала допущена ошибка?

Запись в журнале должна оставаться понятной и позволять восстановить фактическую последовательность событий. Поэтому не следует использовать корректор, стирать запись или иным способом делать первоначальный текст нечитаемым.

Если обнаружена ошибка, корректировка должна позволять увидеть первоначальную запись и правильные сведения, а также установить лицо, внесшее исправление. Практический порядок исправлений целесообразно закрепить в локальной документации организации, поскольку сама форма журнала не содержит подробной самостоятельной процедуры исправления каждой возможной ошибки.

Особенно важно не «исправлять» журнал путем замены страниц: бумажная форма именно поэтому должна быть предварительно пронумерована и прошнурована.

Можно ли вести журнал инструктажей в электронном виде?

Да. В Беларуси допускается электронная регистрация вводного, первичного на рабочем месте, повторного, внепланового и целевого инструктажей, а также стажировки.

Однако обычная таблица, которую любой пользователь может незаметно отредактировать, не обязательно отвечает установленным требованиям. Используемые программные средства должны:

• позволять однозначно идентифицировать работников;
• фиксировать момент времени внесения записей;
• быть защищены от несанкционированного доступа;
• быть защищены от несанкционированного изменения внесенных записей.

Поэтому переход с бумажного журнала на электронную регистрацию следует рассматривать как организацию полноценного электронного учета, а не просто перенос таблицы в Excel.

Сколько хранить журнал регистрации инструктажей?

Для журналов регистрации инструктажа по охране труда, журналов регистрации вводного инструктажа и журналов регистрации целевого инструктажа установлен срок хранения 3 года после окончания ведения.

Это важное изменение по сравнению со старыми материалами, в которых до сих пор встречается срок 10 лет. При актуализации документации предприятия следует ориентироваться на действующий перечень типовых документов и сроки хранения, применимые в Республике Беларусь.

Типичные ошибки при ведении журнала

• Использование старой формы. Например, скачанного много лет назад журнала без проверки актуальной редакции постановления № 175.
• Смешивание вводного и повторного инструктажей. Для них предусмотрен разный порядок регистрации.
• Отсутствие причины внепланового или целевого инструктажа.
• Неверные инструкции в записи. Указанные документы не соответствуют фактически проведенному инструктажу.
• Нарушение хронологии. Записи появляются не в последовательности проведения мероприятий.
• Незаполненные обязательные графы. При этом соответствующее действие фактически проводилось.
• Подписи перепутаны местами. Частая техническая ошибка при бумажном ведении.
• Журнал не прошит или не пронумерован.
• Требование печати по устаревшему образцу. Действующая общая норма для этих журналов требует заверения подписью.
• Указание устаревшего 10-летнего срока хранения. Для рассматриваемых журналов действует срок 3 года после окончания ведения.

Как проверить журнал перед внутренним аудитом?

1. Проверьте, соответствует ли форма действующей редакции постановления № 175.
2. Убедитесь, что страницы бумажного журнала пронумерованы и прошнурованы.
3. Проверьте заверительную подпись и количество страниц.
4. Сопоставьте даты инструктажей с фактическими событиями и другими документами.
5. Проверьте правильность видов инструктажей.
6. Проверьте причины внеплановых и целевых инструктажей.
7. Сверьте указанные инструкции и программы с действующими документами предприятия.
8. Проверьте наличие необходимых подписей.
9. Убедитесь, что документация не содержит систематических пропусков и противоречий.

Если на предприятии накопилось несколько старых журналов, формы менялись в разное время или возникают сомнения в правильности ведения документации, можно провести аудит охраны труда и определить, какие документы требуется актуализировать.

Кто отвечает за журнал инструктажей?

Запись в журнал вносится в связи с фактически проведенным инструктажем, поэтому ответственность необходимо связывать с установленной в организации системой проведения инструктажей и распределением обязанностей.

Важно, чтобы локальная документация соответствовала фактической структуре предприятия: кто проводит вводный инструктаж, кто инструктирует работников на рабочих местах, кто контролирует своевременность повторных инструктажей и кто обеспечивает сохранность документов.

При необходимости ООО «Лабораторные измерения и охрана труда» выполняет разработку документации по охране труда, включая документы, необходимые для организации инструктажей и распределения обязанностей.

Часто задаваемые вопросы

Какая форма журнала регистрации инструктажа действует в Беларуси?

Форма журнала регистрации инструктажа по охране труда установлена приложением 3 к постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь № 175. Для вводного инструктажа предусмотрена отдельная форма приложения 2.

Нужно ли прошивать журнал по охране труда?

Да. Если журнал оформляется на бумажном носителе, он должен быть пронумерован, прошнурован и заверен подписью руководителя либо уполномоченного должностного лица. Количество страниц указывается цифрами и прописью.

Нужно ли ставить печать на журнале инструктажей?

Действующий пункт 34 Инструкции № 175 требует заверения подписью руководителя организации либо уполномоченного должностного лица нанимателя. Требование об обязательной печати в этой норме отсутствует.

Можно ли повторный инструктаж записать в журнал вводного?

Нет. Повторный инструктаж регистрируется в журнале регистрации инструктажа по охране труда по форме приложения 3 либо в личной карточке, если она применяется. Журнал приложения 2 предназначен для вводного инструктажа.

Как часто заполняется журнал регистрации инструктажа?

Журнал заполняется по факту проведения соответствующих инструктажей. Поэтому периодичность появления записей зависит от приема и перевода работников, периодичности повторного инструктажа и возникновения оснований для внепланового или целевого инструктажа.

Сколько лет хранить законченный журнал?

Журналы регистрации инструктажей по охране труда, вводного и целевого инструктажа хранятся 3 года после окончания ведения.

Можно ли вести журнал инструктажей только в электронном виде?

Да, электронная регистрация допускается при использовании программных средств, которые обеспечивают идентификацию работников и времени внесения записей и защищены от несанкционированного доступа и изменения данных.

Что в итоге?

Для правильного ведения журнала инструктажей в Беларуси необходимо использовать актуальную форму, регистрировать мероприятия по факту и в хронологическом порядке, правильно указывать вид инструктажа и связанные с ним документы, а для внепланового и целевого инструктажа — причину проведения. Бумажный журнал необходимо пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью.

Если у организации нет собственного специалиста по охране труда либо требуется постоянное ведение и актуализация документации, эти функции можно передать на аутсорсинг охраны труда. Специалисты ООО «Лабораторные измерения и охрана труда» также помогут проверить существующие журналы и привести систему документации в соответствие с фактической деятельностью предприятия.