Всю экологическую документацию, которую мы разрабатываем по заказу наших клиентов, можно условно разбить на две большие группы по срокам их действия:
- Хранящаяся документация – изменения могут вноситься лишь в случаях, оговоренных законодательно. Например, сюда относятся: инструкции, регламенты, разрешения, нормативы, акты, свидетельства, др. Она находится у назначенных руководителем лиц. Используется для инструктажей среди сотрудников, копии могут выдаваться заинтересованным работникам в структурные подразделения.
- Ведущаяся – имеет периодичность заполнения, в нее на постоянной основе вносятся записи. Сюда входят различные журналы, паспорта. Своевременное заполнение таких бумаг – важный этап в организации работы в сфере экологии предприятия.
Где узнать сроки хранения экологических документов?
Вопрос хранения экологической документации возникает постоянно. Специалисты сталкиваются с проблемой неопределенности по срокам хранения документов различного рода по охране окружающей среды.
Как поступить с журналом водоотведения, если он полностью заполнен? Разрешение на выброс с истекшим сроком действия подлежит хранению и на протяжении какого времени?
В нашей стране хранение регламентируется законодательно. Руководствуясь статьями закона, компании должны соблюдать сроки накопления, учета и хранения важных бумаг.
Что касается законодательно установленного порядка хранения в интересующей нас сфере — экологии, то на сегодняшний день нет специального законодательного акта, рассматривающего данный вопрос. Рекомендуем инспекторам-экологам руководствоваться общими правилами.
Хранение документов
Основное руководство — это алгоритм хранения научно-технических бумаг. Так как специфика деятельности каждой конкретной компании имеет свои нюансы, поэтому и документация будет различна.
Постоянному хранению подлежат:
- регламенты (к примеру, технологический, по использованию отходов);
- планы (например, по проверке эффективности газоочистного оборудования);
- инструкции (например, эксплуатации и обслуживанию очистных сооружений, по обслуживанию установки очистки газа, по экологическому производственному контролю);
- отчеты (о выбросе загрязняющих веществ, об использовании воды, о сдаче вторсырья, другие);
- документы о прохождении паспортизации (к примеру, паспорт очистных сооружений, систем водоснабжения);
- заключения (например, о прохождении экологической экспертизы);
- переписка с контролирующими органами.
Группа документов, подлежащая хранению на протяжении пяти лет:
- схемы водоснабжения и водоотведения;
- отчеты за полугодие по сдаче вторичного сырья;
- статистика и доклады по ведению экологической работы на предприятии;
- вся документация с результатами проверок;
- акты экологического контроля;
- протоколы по определению дымности и содержанию угарного газа.
Хранятся на протяжении трех лет:
- журналы;
- доверенности на право представлении интересов компании;
- паспорта оборудования;
- документация, касающаяся осмотра оборудования – акты, графики;
- книги учета отходов по форме ПОД;
- сопроводительные паспорта.