Чтобы убедиться, что существующая бухгалтерская отчётность соответствует реальному положению дел, на предприятиях проводится инвентаризация.
Когда инвентаризация является обязательной?
Данное мероприятие является обязательной ежегодной процедурой для всех предприятий. На практике, не придавая ей должного значения, инвентаризация проходит лишь формально.
Обязательными признаками для проведения инвентаризации являются:
- перед тем, как осуществить передачу имущества в аренду, перед продажей;
- при преобразовании государственного предприятия;
- если меняются материально ответственные лица;
- при составлении годовой отчетности бухгалтера;
- если были обнаружены факты хищения, порчи имущества, злоупотребления;
- после стихийных бедствий, пожаров, других ЧС;
- при мероприятиях по реорганизации или ликвидации предприятия и др.
Подготовка к проведению инвентаризации
Как и любое другое официальное мероприятие, инвентаризация должна начинаться с издания приказа, где фиксируется необходимость её проведения, дата, а также определяется инвентаризационная комиссия.
Состав такой комиссии в обязательном порядке включает руководителя или иное лицо, которое будет его представлять. Также могут включатся заместители, главный бухгалтер, материально ответственное лицо.
Утверждённой комиссии выдают документы, показывающие движения материальных ценностей, чаще всего приходные и расходные документы и отчеты. Далее важно получить письменное подтверждение от бухгалтера, что данные документы являются действительными. После этого они визируются датой начала инвентаризации.
Инвентаризационная опись должна быть составлена в двух экземплярах. Это нужно для того, чтобы один предать в бухгалтерию, а второй необходим материально ответственному лицу.
Какие существуют правила при проведении инвентаризации
Сроки инвентаризации – это очень важный фактор. Если процедура осуществляется на протяжении нескольких дней, помещение опечатывается. Эту процедуру необходимо проводить каждый день вплоть до момента окончания сверки.
Запрещено перемещать со склада продукцию во время процедуры. Если необходимо осуществить продажу остатков, это должно быть оформлено в виде письменного распоряжения руководителя и главбуха. Сам процесс может проходить только в присутствии материально ответственного лица.
Приём товаров в момент инвентаризации также происходит в присутствии членов комиссии и лица, которое несёт материальную ответственность.
Сверка остатков может происходить как вручную, так и с использованием специальных технических устройств. Полученные сведения вносятся в опись, где указываются такие сведения, как количество, артикул, вид и другие необходимые характеристики. Хранение данного документа должно быть организовано в сейфе или шкафу, в помещении, которое надёжно закрывается.
Итоговые документы инвентаризации должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии. При отсутствии хотя бы одной подписи результаты не могут быть признаны действительными. Подпись – это согласие с тем, что инвентаризация прошла по правилам и никаких нарушений допущено не было.
В случае обнаружения несоответствия результатов с данными бухучёта, составляется ведомость с указанием остатков и излишеств.