Назначение организационно-распорядительных документов
При осуществлении деятельности предприятия работодатель опирается не только теми нормами законодательства, который установлены в стране, но и теми документами, которые он сам утверждает. Именно они являются организационно-распорядительной документацией.
Можно выделить две большие группы:
- организационные — сюда стоит включить положения, инструкции, нормативы и прочие, регулирующие и определяющие структуру и порядок работы;
- распорядительные — относящиеся к текущей деятельности, основанные на правилах, установленных законодательством или организационными документами.
Организационные документы включают локальные нормативные акты, которые разрабатываются работодателями. Они составляются на основании существующих законодательных правил и направлены на улучшение деятельности компании. Являются обязательными для исполнения всем трудовым коллективом.
Распорядительные бумаги носят более конкретный характер. В них чётко прописано, на кого именно, в какие сроки и на каких основаниях распространяется документ. Выступать инициатором создания распорядительного документа может не только руководитель (приказы, указания), но и коллектив лиц (постановления, решения и др.).
Что должно быть указано в документах организационно- распорядительного характера?
И та, и другая категория является документацией, требующей обязательного исполнения.
Среди обязательных реквизитов, которые должны содержаться в документах, можно выделить:
- наименование;
- дата оформления;
- указание составителя;
- описание факта, вызвавшего составление документа, включая количественные сведения;
- информация о лицах, назначенных исполнителями в форме: ФИО и должность.
Существуют требования не только относительно сведений, но и их расположения в документе. Поэтому все вышеперечисленные реквизиты должны находиться на определённых местах.
Правильно оформляем организационно-распорядительную документацию
Что касается общих правил оформления, то они позволяют создавать документы как в бумажном, так и в электронном виде. Если объём составляет более одной страницы, важно пронумеровать листы. При создании бумажного документа возможно использовать не только лицевую, но и обратную сторону листа. Шрифт, которому принято отдавать предпочтение — 12-14, при этом отдельные элементы могут быть выделены полужирным шрифтом. Весь текст может быть разделён на разделы, подразделы и пункты, а заголовки размещены в центре.
На документе могут быть размещены такие важные элементы, как товарный знак, эмблема организации или коммерческое обозначение юридического лица.
Важно, чтобы наименование организации было указано в полном соответствии с учредительными документами. При этом возможно использование сокращённого варианта, если такой предусмотрен.
Разработка организационно-распорядительных документов должна происходить с учётом всех требований и норм действующего законодательства, иначе они не будут иметь юридической силы.
